Een PDF digitaal ondertekenen zonder deze af te drukken: een stapsgewijze handleiding

De print-teken-scancyclus is onnodig

Er wordt opmerkelijk veel kantoortijd besteed aan een volstrekt onnodig proces. Iemand verzendt een pdf waarvoor een handtekening nodig is. De ontvanger drukt het af, ondertekent het met een pen, scant het terug naar een digitaal bestand en e-mailt de resulterende scan. De hele cyclus duurt 5 tot 10 minuten, vereist een printer en een scanner, en levert een document van lagere kwaliteit op dan het oorspronkelijk verzonden document.

Digitale PDF-ondertekening heeft dit proces voor de meeste documenttypen overbodig gemaakt. In de meeste landen hebben elektronische handtekeningen hetzelfde juridische gewicht als handgeschreven handtekeningen. De benodigde tools zijn gratis, snel en beschikbaar op elk groot apparaat. Deze handleiding behandelt de meest betrouwbare methoden voor elk platform, zodat u de print-sign-scan-workflow definitief kunt elimineren.

Elektronische handtekening versus digitale handtekening: het verschil begrijpen

Deze twee termen worden in alledaagse gesprekken door elkaar gebruikt, maar technisch gezien zijn ze verschillend, en het verschil is van belang voor documenten met een hoge inzet.

Een elektronische handtekening is elk digitaal merkteken dat de intentie om te ondertekenen aangeeft. Dit omvat het typen van uw naam, het klikken op de knop Ik ga akkoord, het tekenen van uw handtekening met een muis of het plaatsen van een gescande afbeelding van uw handgeschreven handtekening op een document. Elektronische handtekeningen zijn in de meeste rechtsgebieden juridisch geldig voor de meeste commerciële documenttypen onder wetgeving zoals de Amerikaanse ESIGN Act, de EU eIDAS-verordening en soortgelijke wetten in de landen van het Verenigd Koninkrijk en het Gemenebest.

Een digitale handtekening is een specifiek type elektronische handtekening waarbij gebruik wordt gemaakt van cryptografie om de handtekening te koppelen aan zowel de identiteit van de ondertekenaar als de inhoud van het document. Als iemand het document na ondertekening wijzigt, wordt de digitale handtekening wiskundig ongeldig en worden de lezers onmiddellijk op de hoogte gesteld. Digitale handtekeningen vereisen een certificaat dat is uitgegeven door een vertrouwde certificeringsinstantie en worden doorgaans gebruikt voor hoogwaardige contracten, gereguleerde documenten en overheidsinzendingen.

Voor alledaagse zakelijke documenten zoals arbeidsovereenkomsten, servicecontracten en geheimhoudingsverklaringen is een elektronische handtekening juridisch voldoende. Voor notariële documenten, gerechtelijke documenten en gereguleerde financiële instrumenten kunt u een juridisch professional raadplegen over wat er in uw rechtsgebied vereist is.

Methode 1: Adobe Acrobat Reader (gratis, alle platforms)

Adobe Acrobat Reader, de gratis versie, bevat een basisondertekeningsfunctie genaamd Fill and Sign die werkt op Windows, Mac, iOS en Android.

1. Open uw PDF in Adobe Acrobat Reader.
2. Klik op Extra in de menubalk en selecteer Invullen en ondertekenen.
3. Klik op de knop Ondertekenen in de werkbalk die verschijnt.
4. Kies of u uw naam wilt typen, uw handtekening wilt tekenen met een muis of touchscreen, of een afbeelding van uw handgeschreven handtekening wilt uploaden.
5. Klik op de plaats waar u de handtekening op het document wilt plaatsen.
6. Ga naar Bestand en Opslaan als om de ondertekende versie op te slaan.

Hierdoor wordt een elektronische handtekening gecreëerd die in de PDF is ingebed. Het document wordt normaal geopend voor elke ontvanger, zonder dat ze een specifieke app nodig hebben. De handtekening is zichtbaar en permanent, maar er is geen cryptografische verificatie aan verbonden.

Methode 2: DocuSign (Industriestandaard voor bedrijven)

DocuSign is de meest geaccepteerde service voor elektronische handtekeningen in zakelijke omgevingen, vooral in de VS, het VK en de EU. Het gratis persoonlijke abonnement staat drie handtekeningverzoeken per maand toe, wat voldoende is voor incidenteel gebruik.

1. Maak een gratis account aan op docusign.com.
2. Upload uw PDF vanaf uw apparaat, Google Drive of Dropbox.
3. Voeg handtekeningvelden toe aan het document door ze naar de juiste locaties te slepen.
4. Als anderen moeten ondertekenen, voegt u hun e-mailadressen toe als ontvangers.
5. Voltooi het ondertekeningsproces door op uw handtekeningveld te klikken, uw handtekeningstijl te kiezen en deze toe te passen.
6. Download het ondertekende document. Het bevat een voltooiingscertificaat met een audittrail die laat zien wie heeft ondertekend, wanneer en vanaf welk IP-adres.

Het audittraject is met name waardevol voor juridisch gevoelige documenten. Als een handtekening ooit wordt betwist, biedt het DocuSign-certificaat van voltooiing een tijdstempel als bewijs van wie het document heeft ondertekend en wanneer.

Methode 3: iPhone en iPad (ingebouwd, geen app nodig)

iOS en iPadOS hebben native PDF-ondertekening ingebouwd in de Bestanden-app en de Mail-app, zonder dat er tools van derden nodig zijn.

1. Open de pdf in de app Bestanden, of blijf een bijlage in Mail aanraken en kies Markeringen.
2. Tik op het potloodpictogram om de Markering-werkbalk te openen.
3. Tik rechtsonder op de plusknop en kies Handtekening.
4. Teken uw handtekening met uw vinger of Apple Pencil. U kunt het opslaan voor toekomstig gebruik.
5. Sleep de handtekening naar de juiste positie en wijzig het formaat indien nodig.
6. Tik op Gereed om de ondertekende PDF op te slaan.

Deze methode verwerkt alles op uw apparaat. Er wordt niets naar een server geüpload, waardoor het zeer geschikt is voor vertrouwelijke documenten die u niet naar een cloudservice wilt sturen.

Methode 4: Android-apparaten

Android heeft geen universele ingebouwde tool voor het ondertekenen van PDF's, maar Adobe Acrobat Reader voor Android is gratis en biedt dezelfde functie voor invullen en ondertekenen als beschreven in methode 1. De Adobe Fill and Sign-app is ook afzonderlijk verkrijgbaar en is specifiek geoptimaliseerd voor het invullen van mobiele formulieren.

Voor gebruikers van Samsung-apparaten bevatten Samsung Notes en Samsung Internet beide annotatietools die kunnen worden gebruikt om een ​​handtekening op een PDF-pagina te plaatsen, hoewel de workflow minder gestroomlijnd is dan die van Acrobat Reader.

Methode 5: Mac gebruikt voorbeeld (volledig gratis, geen upload)

macOS Preview heeft een handtekeningfunctie die een van de handigste gratis ondertekenopties is die op elk platform beschikbaar is.

1. Open de PDF in Voorvertoning.
2. Klik op de knop Markup Toolbar (het potloodpictogram rechtsboven).
3. Klik op de knop Handtekening in de markeringswerkbalk.
4. Je kunt een handtekening maken met de camera van je Mac door een ondertekend stuk papier tegen de camera te houden of door op het trackpad te tekenen.
5. Eenmaal gemaakt, klikt u op de opgeslagen handtekening om deze in het document in te voegen.
6. Sleep het naar de juiste positie en sla het bestand op.

Preview slaat uw handtekening op voor hergebruik, waardoor volgende ondertekeningen nog sneller verlopen. Net als bij de iOS-methode blijft alles op uw apparaat staan.

Welke documenten kunnen niet digitaal worden ondertekend

Elektronische handtekeningen zijn niet geldig voor alle documenttypen. Voor de volgende categorieën zijn doorgaans handgeschreven handtekeningen, notariële akte of specifieke formele procedures vereist: testamenten, adoptiepapieren, bepaalde documenten voor eigendomsoverdracht in sommige rechtsgebieden, rechterlijke bevelen en verhandelbare instrumenten zoals cheques en promessen.

Als u niet zeker weet of een elektronische handtekening rechtsgeldig is voor een specifiek document in uw rechtsgebied, win dan juridisch advies in voordat u erop vertrouwt. Dit is vooral belangrijk voor internationale contracten waarbij de wetten van meerdere landen tegelijkertijd van toepassing kunnen zijn.

Conclusie

Digitale PDF-ondertekening is volwassen, legaal en gratis beschikbaar op elk groot apparaat. Voor dagelijkse zakelijke documenten kunnen de functie Invullen en ondertekenen van Adobe Acrobat Reader of de ingebouwde tools van uw apparaat de klus in minder dan twee minuten klaren. Voor hoogwaardige contracten of documenten waarvoor een audittrail nodig is, bieden DocuSign en Adobe Sign de extra beveiliging en documentatie die die situaties vereisen.

Als u een PDF moet voorbereiden voor ondertekening door formuliervelden toe te voegen, raadpleegt u de handleiding over het invulbaar maken van een PDF. Gebruik de gratis compressietool van PDFTools om een ​​ondertekende PDF te comprimeren voordat deze wordt verzonden.