PDF'yi Yazdırmadan Dijital Olarak İmzalama: Adım Adım Kılavuz

Yazdırma-İmzalama-Tarama Döngüsü Gereksizdir

Tamamen gereksiz bir süreç için kayda değer miktarda ofis zamanı harcanıyor. Birisi imza gerektiren bir PDF gönderdi. Alıcı bunu yazdırır, bir kalemle imzalar, tekrar dijital bir dosyaya tarar ve elde edilen taramayı e-postayla gönderir. Tüm döngü 5 ila 10 dakika sürer, bir yazıcı ve tarayıcı gerektirir ve orijinal olarak gönderilenden daha düşük kalitede bir belge üretir.

Dijital PDF imzalama, bu işlemi çoğu belge türü için gereksiz hale getirmiştir. Çoğu ülkede elektronik imzalar elle atılan imzalarla aynı yasal ağırlığa sahiptir. İhtiyaç duyulan araçlar ücretsiz, hızlı ve tüm önemli cihazlarda mevcuttur. Bu kılavuz, yazdırma-imzalama-tarama iş akışını kalıcı olarak ortadan kaldırabilmeniz için her platform için en güvenilir yöntemleri kapsar.

Elektronik İmza ve Dijital İmza: Farkı Anlamak

Bu iki terim günlük konuşmalarda birbirinin yerine kullanılır, ancak teknik olarak farklıdırlar ve bu fark önemli belgeler için önemlidir.

Elektronik imza, imzalama niyetini belirten herhangi bir dijital işarettir. Bu, adınızı yazmayı, Kabul Ediyorum düğmesini tıklatmayı, fareyle imzanızı çizmeyi veya el yazısıyla attığınız imzanın taranmış görüntüsünü bir belgeye yerleştirmeyi içerir. Elektronik imzalar, ABD ESIGN Yasası, AB eIDAS Yönetmeliği ve Birleşik Krallık ile İngiliz Milletler Topluluğu ülkelerindeki benzer yasalar kapsamında çoğu ticari belge türü için çoğu yargı bölgesinde yasal olarak geçerlidir.

Dijital imza, imzayı hem imzalayanın kimliğine hem de belge içeriğine bağlamak için kriptografi kullanan özel bir elektronik imza türüdür. Herhangi birinin belgeyi imzaladıktan sonra değiştirmesi durumunda dijital imza matematiksel olarak geçersiz hale gelir ve okuyuculara anında bilgi verilir. Dijital imzalar, güvenilir bir Sertifika Yetkilisi tarafından verilen bir sertifika gerektirir ve genellikle yüksek değerli sözleşmeler, düzenlemeye tabi belgeler ve resmi başvurular için kullanılır.

İş sözleşmeleri, hizmet sözleşmeleri ve Gizlilik Sözleşmeleri gibi günlük iş belgeleri için elektronik imza yasal olarak yeterlidir. Noter tasdikli belgeler, mahkeme başvuruları ve düzenlemeye tabi mali araçlar için, yargı alanınızda neyin gerekli olduğu konusunda bir hukuk uzmanına danışın.

Yöntem 1: Adobe Acrobat Reader (Ücretsiz, Tüm Platformlar)

Ücretsiz sürüm olan Adobe Acrobat Reader, Windows, Mac, iOS ve Android'de çalışan Doldur ve İmzala adı verilen temel bir imzalama özelliği içerir.

1. PDF'nizi Adobe Acrobat Reader'da açın.
2. Menü çubuğunda Araçlar'a tıklayın ve Doldur ve İmzala'yı seçin.
3. Görüntülenen araç çubuğundaki İmzala düğmesini tıklayın.
4. Adınızı mı yazacağınızı, imzanızı fare veya dokunmatik ekranla mı çizeceğinizi veya el yazısıyla attığınız imzanın bir resmini mi yükleyeceğinizi seçin.
5. Belgede imzayı yerleştirmek istediğiniz yeri tıklayın.
6. İmzalı sürümü kaydetmek için Dosya ve Farklı Kaydet'e gidin.

Bu, PDF'ye gömülü bir elektronik imza oluşturur. Belge, belirli bir uygulamaya sahip olmalarına gerek kalmadan herhangi bir alıcı için normal şekilde açılacaktır. İmza, kriptografik doğrulama içermese de görünür ve kalıcıdır.

Yöntem 2: DocuSign (İşletmeler için Endüstri Standardı)

DocuSign, özellikle ABD, İngiltere ve AB'de iş ortamlarında en yaygın kabul gören e-imza hizmetidir. Ücretsiz kişisel planı, ara sıra kullanım için yeterli olan ayda üç imza talebine izin verir.

1. docusign.com'da ücretsiz bir hesap oluşturun.
2. PDF'nizi cihazınızdan, Google Drive'dan veya Dropbox'tan yükleyin.
3. İmza alanlarını doğru konumlara sürükleyerek belgeye ekleyin.
4. Başkalarının imzalaması gerekiyorsa e-posta adreslerini alıcı olarak ekleyin.
5. İmza alanınıza tıklayıp imza stilinizi seçip uygulayarak imzalama işlemini tamamlayın.
6. İmzalı belgeyi indirin. Kimin, ne zaman ve hangi IP adresinden imzaladığını gösteren bir denetim takibi içeren bir tamamlama sertifikası içerir.

Denetim izi, yasal açıdan hassas belgeler için özellikle değerlidir. Bir imzaya itiraz edilmesi durumunda DocuSign Tamamlama Sertifikası, belgeyi kimin ve ne zaman imzaladığına dair zaman damgalı kanıt sağlar.

Yöntem 3: iPhone ve iPad (Yerleşik, Uygulamaya Gerek Yok)

iOS ve iPadOS, Dosyalar uygulamasında ve Mail uygulamasında yerleşik olarak yerel PDF imzalama özelliğine sahiptir ve hiçbir üçüncü taraf aracına gerek yoktur.

1. PDF'yi Dosyalar uygulamasında açın veya Mail'de bir eke dokunup basılı tutun ve İşaretle'yi seçin.
2. İşaretleme araç çubuğunu açmak için kalem simgesine dokunun.
3. Sağ alttaki artı düğmesine dokunun ve İmza'yı seçin.
4. İmzanızı parmağınızla veya Apple Pencil ile çizin. Gelecekte kullanmak üzere kaydedebilirsiniz.
5. İmzayı doğru konuma sürükleyin ve gerektiği gibi yeniden boyutlandırın.
6. İmzalı PDF'yi kaydetmek için Bitti'ye dokunun.

Bu yöntem cihazınızdaki her şeyi işler. Hiçbir sunucuya hiçbir şey yüklenmez, bu da onu bulut hizmetine göndermek istemediğiniz gizli belgeler için çok uygun kılar.

Yöntem 4: Android Cihazlar

Android'in evrensel bir yerleşik PDF imzalama aracı yoktur, ancak Android için Adobe Acrobat Reader ücretsizdir ve Yöntem 1'de açıklanan Doldur ve İmzala özelliğinin aynısını sağlar. Adobe Doldur ve İmzala uygulaması ayrıca ayrı olarak mevcuttur ve özellikle mobil form doldurma için optimize edilmiştir.

Samsung cihaz kullanıcıları için, Samsung Notes ve Samsung Internet'in her ikisi de bir PDF sayfasına imza yerleştirmek için kullanılabilecek açıklama araçları içerir, ancak iş akışı Acrobat Reader'a göre daha az akıcıdır.

Yöntem 5: Mac Önizlemeyi Kullanıyor (Tamamen Ücretsiz, Yükleme Yok)

macOS Preview, herhangi bir platformda mevcut olan en kullanışlı ücretsiz imzalama seçeneklerinden biri olan bir imza özelliğine sahiptir.

1. PDF'yi Önizleme'de açın.
2. İşaretleme Araç Çubuğu düğmesini tıklayın (sağ üstteki kalem simgesi).
3. İşaretleme araç çubuğundaki İmza düğmesini tıklayın.
4. İmzalı bir kağıt parçasını kameraya tutarak veya izleme dörtgeni üzerinde çizim yaparak Mac'inizin kamerasını kullanarak bir imza oluşturabilirsiniz.
5. Oluşturulduktan sonra, kaydedilen imzayı belgeye eklemek için tıklayın.
6. Doğru konuma sürükleyin ve dosyayı kaydedin.

Önizleme, imzanızı yeniden kullanılmak üzere saklar; bu da sonraki imzalama işlemlerini daha da hızlı hale getirir. İOS yönteminde olduğu gibi her şey cihazınızda kalır.

Hangi Belgeler Dijital Olarak İmzalanamaz

Elektronik imzalar her belge türü için geçerli değildir. Aşağıdaki kategoriler genellikle tanıklı el yazısı imzaları, noter onayı veya belirli resmi prosedürler gerektirir: vasiyetnameler ve vasiyetnameler, evlat edinme belgeleri, bazı yargı bölgelerindeki belirli mülk devir belgeleri, mahkeme emirleri ve çek ve senet gibi kıymetli evraklar.

Bulunduğunuz yargı bölgesindeki belirli bir belge için elektronik imzanın yasal olarak geçerli olup olmadığından emin değilseniz, ona güvenmeden önce hukuki tavsiye alın. Bu, birden fazla ülkenin kanunlarının aynı anda uygulanabileceği uluslararası sözleşmeler için özellikle önemlidir.

Çözüm

Dijital PDF imzalama olgun, yasaldır ve tüm önemli cihazlarda ücretsiz olarak kullanılabilir. Günlük iş belgeleri için Adobe Acrobat Reader'ın Doldur ve İmzala özelliği veya cihazınızın yerleşik araçları, işi iki dakikadan kısa sürede halleder. Denetim takibi gerektiren yüksek değerli sözleşmeler veya belgeler için DocuSign ve Adobe Sign, bu durumların gerektirdiği ek güvenliği ve belgeleri sağlar.

Form alanları ekleyerek imzalamak için bir PDF hazırlamanız gerekiyorsa PDF'nin nasıl doldurulabilir hale getirileceğine ilişkin kılavuza bakın. İmzalı bir PDF'yi göndermeden önce sıkıştırmak için PDFTools'taki ücretsiz sıkıştırma aracını kullanın.