প্রিন্ট না করেই কিভাবে একটি PDF ডিজিটাল সাইন করবেন: একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা

প্রিন্ট-সাইন-স্ক্যান চক্রটি অপ্রয়োজনীয়

একটি সম্পূর্ণ অপ্রয়োজনীয় প্রক্রিয়ায় একটি উল্লেখযোগ্য পরিমাণ অফিস সময় ব্যয় করা হয়। কেউ একটি পিডিএফ পাঠায় যার একটি স্বাক্ষর প্রয়োজন। প্রাপক এটি মুদ্রণ করে, একটি কলম দিয়ে স্বাক্ষর করে, এটিকে একটি ডিজিটাল ফাইলে স্ক্যান করে এবং ফলাফল স্ক্যানটি ইমেল করে। পুরো চক্রটি 5 থেকে 10 মিনিট সময় নেয়, একটি প্রিন্টার এবং একটি স্ক্যানার প্রয়োজন, এবং মূলত যা পাঠানো হয়েছিল তার চেয়ে কম মানের নথি তৈরি করে৷

ডিজিটাল পিডিএফ সাইনিং এই প্রক্রিয়াটিকে বেশিরভাগ নথির প্রকারের জন্য অপ্রয়োজনীয় করে তুলেছে। বেশিরভাগ দেশে, ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরগুলি হাতে লেখার মতো একই আইনি ওজন বহন করে। প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি বিনামূল্যে, দ্রুত এবং প্রতিটি প্রধান ডিভাইসে উপলব্ধ৷ এই নির্দেশিকাটি প্রতিটি প্ল্যাটফর্মের জন্য সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য পদ্ধতিগুলিকে কভার করে যাতে আপনি প্রিন্ট-সাইন-স্ক্যান কর্মপ্রবাহ স্থায়ীভাবে বাদ দিতে পারেন৷

ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর বনাম ডিজিটাল স্বাক্ষর: পার্থক্য বোঝা

এই দুটি পদ দৈনন্দিন কথোপকথনে বিনিময়যোগ্যভাবে ব্যবহার করা হয়, কিন্তু তারা প্রযুক্তিগতভাবে ভিন্ন, এবং উচ্চ-স্টেকের নথির জন্য পার্থক্য গুরুত্বপূর্ণ।

একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর হল যেকোনো ডিজিটাল চিহ্ন যা স্বাক্ষর করার অভিপ্রায় নির্দেশ করে। এর মধ্যে আপনার নাম টাইপ করা, একটি আমি সম্মত বোতামে ক্লিক করা, একটি মাউস দিয়ে আপনার স্বাক্ষর আঁকা, বা একটি নথিতে আপনার হাতে লেখা স্বাক্ষরের একটি স্ক্যান করা ছবি রাখা অন্তর্ভুক্ত৷ ইউএস ইএসআইজিএন অ্যাক্ট, ইইউ ইআইডিএএস রেগুলেশন এবং ইউকে এবং কমনওয়েলথ দেশগুলির অনুরূপ আইনের মতো আইনের অধীনে বেশিরভাগ বাণিজ্যিক নথির প্রকারের জন্য ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরগুলি আইনত বৈধ।

একটি ডিজিটাল স্বাক্ষর হল একটি নির্দিষ্ট ধরনের ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর যা ক্রিপ্টোগ্রাফি ব্যবহার করে স্বাক্ষরটিকে স্বাক্ষরকারীর পরিচয় এবং নথির বিষয়বস্তু উভয়ের সাথে লিঙ্ক করে। যদি কেউ স্বাক্ষর করার পরে নথিটি সংশোধন করে, ডিজিটাল স্বাক্ষর গাণিতিকভাবে অবৈধ হয়ে যায় এবং পাঠকদের অবিলম্বে অবহিত করা হয়। ডিজিটাল স্বাক্ষরের জন্য একটি বিশ্বস্ত শংসাপত্র কর্তৃপক্ষ দ্বারা জারি করা একটি শংসাপত্র প্রয়োজন এবং সাধারণত উচ্চ-মূল্যের চুক্তি, নিয়ন্ত্রিত নথি এবং সরকারী জমা দেওয়ার জন্য ব্যবহৃত হয়।

কর্মসংস্থান চুক্তি, পরিষেবা চুক্তি এবং NDA-এর মতো দৈনন্দিন ব্যবসায়িক নথিগুলির জন্য, একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর আইনত যথেষ্ট। নোটারাইজড নথি, আদালত ফাইলিং এবং নিয়ন্ত্রিত আর্থিক উপকরণগুলির জন্য, আপনার এখতিয়ারে কী প্রয়োজন সে সম্পর্কে একজন আইনি পেশাদারের সাথে পরামর্শ করুন।

পদ্ধতি 1: Adobe Acrobat Reader (বিনামূল্যে, সমস্ত প্ল্যাটফর্ম)

Adobe Acrobat Reader, বিনামূল্যের সংস্করণে Fill and Sign নামে একটি মৌলিক স্বাক্ষর করার বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা Windows, Mac, iOS এবং Android-এ কাজ করে।

1. Adobe Acrobat Reader এ আপনার PDF খুলুন।
2. মেনু বারে টুল ক্লিক করুন এবং পূরণ করুন এবং সাইন নির্বাচন করুন।
3. প্রদর্শিত টুলবারে সাইন বোতামে ক্লিক করুন।
4. আপনার নাম টাইপ করবেন কিনা চয়ন করুন, একটি মাউস বা টাচস্ক্রিন দিয়ে আপনার স্বাক্ষর আঁকুন, বা আপনার হাতে লেখা স্বাক্ষরের একটি ছবি আপলোড করুন।
5. আপনি নথিতে যেখানে স্বাক্ষর রাখতে চান সেখানে ক্লিক করুন।
6. স্বাক্ষরিত সংস্করণ সংরক্ষণ করতে ফাইলে যান এবং সংরক্ষণ করুন।

এটি PDF এ এমবেড করা একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর তৈরি করে। দস্তাবেজটি সাধারণত কোনও প্রাপকের জন্য একটি নির্দিষ্ট অ্যাপের প্রয়োজন ছাড়াই খুলবে৷ স্বাক্ষরটি দৃশ্যমান এবং স্থায়ী, যদিও এটি ক্রিপ্টোগ্রাফিক যাচাইকরণ বহন করে না।

পদ্ধতি 2: ডকুসাইন (ব্যবসার জন্য ইন্ডাস্ট্রি স্ট্যান্ডার্ড)

DocuSign হল ব্যবসার সেটিংসে, বিশেষ করে US, UK, এবং EU-তে সর্বাধিক স্বীকৃত ই-স্বাক্ষর পরিষেবা৷ এর বিনামূল্যের ব্যক্তিগত পরিকল্পনা প্রতি মাসে তিনটি স্বাক্ষর অনুরোধের অনুমতি দেয়, যা মাঝে মাঝে ব্যবহারের জন্য যথেষ্ট।

1. docusign.com এ একটি বিনামূল্যে অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন।
2. আপনার ডিভাইস, গুগল ড্রাইভ বা ড্রপবক্স থেকে আপনার পিডিএফ আপলোড করুন।
3. সঠিক অবস্থানে টেনে এনে নথিতে স্বাক্ষর ক্ষেত্র যোগ করুন।
4. অন্যদের সাইন করার প্রয়োজন হলে, প্রাপক হিসাবে তাদের ইমেল ঠিকানা যোগ করুন।
5. আপনার স্বাক্ষর ক্ষেত্রে ক্লিক করে, আপনার স্বাক্ষর শৈলী চয়ন করে এবং এটি প্রয়োগ করে স্বাক্ষর প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করুন।
6. স্বাক্ষরিত নথিটি ডাউনলোড করুন। এটিতে একটি অডিট ট্রেইল সহ একটি সমাপ্তি শংসাপত্র রয়েছে যা দেখায় যে কে, কখন, এবং কোন আইপি ঠিকানা থেকে স্বাক্ষর করেছে৷

আইনগতভাবে সংবেদনশীল নথিগুলির জন্য অডিট ট্রেইল বিশেষভাবে মূল্যবান। যদি একটি স্বাক্ষর কখনও বিতর্কিত হয়, ডকুসাইন সার্টিফিকেট অফ কমপ্লিশন টাইমস্ট্যাম্পড প্রমাণ প্রদান করে কে এবং কখন নথিতে স্বাক্ষর করেছে।

পদ্ধতি 3: আইফোন এবং আইপ্যাড (বিল্ট-ইন, কোনও অ্যাপের প্রয়োজন নেই)

iOS এবং iPadOS-এ ফাইল অ্যাপ এবং মেল অ্যাপে অন্তর্নির্মিত নেটিভ পিডিএফ সাইনিং রয়েছে, কোনও তৃতীয় পক্ষের সরঞ্জামের প্রয়োজন নেই।

1. ফাইল অ্যাপে পিডিএফ খুলুন, অথবা মেইলে একটি সংযুক্তি আলতো চাপুন এবং ধরে রাখুন এবং মার্কআপ নির্বাচন করুন।
2. মার্কআপ টুলবার খুলতে পেন্সিল আইকনে আলতো চাপুন।
3. নীচে ডানদিকে প্লাস বোতামটি আলতো চাপুন এবং স্বাক্ষর নির্বাচন করুন।
4. আপনার আঙুল বা অ্যাপল পেন্সিল দিয়ে আপনার স্বাক্ষর আঁকুন। আপনি ভবিষ্যতে ব্যবহারের জন্য এটি সংরক্ষণ করতে পারেন.
5. স্বাক্ষরটিকে সঠিক অবস্থানে টেনে আনুন এবং প্রয়োজন অনুসারে এটির আকার পরিবর্তন করুন।
6. স্বাক্ষরিত পিডিএফ সংরক্ষণ করতে সম্পন্ন আলতো চাপুন।

এই পদ্ধতিটি আপনার ডিভাইসে সবকিছু প্রক্রিয়া করে। কোনও সার্ভারে কিছুই আপলোড করা হয় না, যা এটিকে গোপনীয় নথিগুলির জন্য উপযুক্ত করে তোলে যা আপনি ক্লাউড পরিষেবাতে পাঠাতে চান না।

পদ্ধতি 4: অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইস

অ্যান্ড্রয়েডের কোনো সার্বজনীন বিল্ট-ইন পিডিএফ সাইনিং টুল নেই, তবে অ্যান্ড্রয়েডের জন্য Adobe Acrobat Reader বিনামূল্যে এবং পদ্ধতি 1-এ বর্ণিত একই ফিল এবং সাইন বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করে। Adobe Fill and Sign অ্যাপটি আলাদাভাবে উপলব্ধ এবং মোবাইল ফর্ম সম্পূর্ণ করার জন্য বিশেষভাবে অপ্টিমাইজ করা হয়েছে।

স্যামসাং ডিভাইস ব্যবহারকারীদের জন্য, স্যামসাং নোটস এবং স্যামসাং ইন্টারনেট উভয়ই টীকা সরঞ্জাম অন্তর্ভুক্ত করে যা একটি পিডিএফ পৃষ্ঠায় একটি স্বাক্ষর স্থাপন করতে ব্যবহার করা যেতে পারে, যদিও কর্মপ্রবাহটি অ্যাক্রোব্যাট রিডারের তুলনায় কম সুবিন্যস্ত।

পদ্ধতি 5: প্রাকদর্শন ব্যবহার করে ম্যাক (সম্পূর্ণ বিনামূল্যে, আপলোড নেই)

macOS প্রিভিউতে একটি স্বাক্ষর বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা যেকোনো প্ল্যাটফর্মে উপলব্ধ সবচেয়ে সুবিধাজনক বিনামূল্যে স্বাক্ষর করার বিকল্পগুলির মধ্যে একটি।

1. প্রিভিউতে PDF খুলুন।
2. মার্কআপ টুলবার বোতামে ক্লিক করুন (উপরে ডানদিকে পেন্সিল আইকন)।
3. মার্কআপ টুলবারে স্বাক্ষর বোতামে ক্লিক করুন।
4. আপনি আপনার ম্যাকের ক্যামেরা ব্যবহার করে একটি স্বাক্ষর তৈরি করতে পারেন একটি স্বাক্ষরিত কাগজের টুকরো ক্যামেরায় ধরে রেখে বা ট্র্যাকপ্যাডে অঙ্কন করে।
5. একবার তৈরি হয়ে গেলে, নথিতে সন্নিবেশ করতে সংরক্ষিত স্বাক্ষরটিতে ক্লিক করুন।
6. এটিকে সঠিক অবস্থানে টেনে আনুন এবং ফাইলটি সংরক্ষণ করুন।

পূর্বরূপ পুনঃব্যবহারের জন্য আপনার স্বাক্ষর সংরক্ষণ করে, যা পরবর্তী স্বাক্ষরগুলিকে আরও দ্রুত করে তোলে। iOS পদ্ধতির মতো, সবকিছু আপনার ডিভাইসে থাকে।

কোন নথিতে ডিজিটালভাবে স্বাক্ষর করা যাবে না

ইলেক্ট্রনিক স্বাক্ষর সব ধরনের নথির জন্য বৈধ নয়। নিম্নলিখিত বিভাগগুলির জন্য সাধারণত সাক্ষী হাতে লেখা স্বাক্ষর, নোটারাইজেশন, বা নির্দিষ্ট আনুষ্ঠানিক পদ্ধতির প্রয়োজন হয়: উইল এবং উইল, দত্তক নেওয়ার কাগজপত্র, কিছু এখতিয়ারে কিছু সম্পত্তি হস্তান্তর নথি, আদালতের আদেশ, এবং চেক এবং প্রতিশ্রুতি নোটের মতো আলোচনাযোগ্য উপকরণ।

আপনার এখতিয়ারের একটি নির্দিষ্ট নথির জন্য একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর আইনত বৈধ কিনা তা আপনি যদি নিশ্চিত না হন, তাহলে এটির উপর নির্ভর করার আগে আইনি পরামর্শ নিন। এটি আন্তর্জাতিক চুক্তির জন্য বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যেখানে একাধিক দেশের আইন একই সাথে প্রযোজ্য হতে পারে।

উপসংহার

ডিজিটাল পিডিএফ স্বাক্ষর পরিপক্ক, আইনি, এবং প্রতিটি প্রধান ডিভাইসে বিনামূল্যে উপলব্ধ। দৈনন্দিন ব্যবসায়িক নথিগুলির জন্য, Adobe Acrobat Reader's Fill and Sign বৈশিষ্ট্য বা আপনার ডিভাইসের বিল্ট-ইন টুল দুই মিনিটের মধ্যে কাজটি পরিচালনা করে। উচ্চ-মূল্যের চুক্তি বা নথিগুলির জন্য যেগুলির জন্য একটি অডিট ট্রেইল প্রয়োজন, DocuSign এবং Adobe Sign সেই পরিস্থিতিগুলির জন্য প্রয়োজনীয় অতিরিক্ত নিরাপত্তা এবং ডকুমেন্টেশন প্রদান করে৷

আপনি যদি ফর্ম ক্ষেত্র যোগ করে স্বাক্ষর করার জন্য একটি পিডিএফ প্রস্তুত করতে চান, তাহলে কিভাবে পিডিএফ পূরণযোগ্য করা যায় তার নির্দেশিকা দেখুন। পাঠানোর আগে একটি স্বাক্ষরিত পিডিএফ কম্প্রেস করার জন্য, PDFTools-এ বিনামূল্যে কম্প্রেশন টুল ব্যবহার করুন।