Come firmare digitalmente un PDF senza stamparlo: una guida passo passo

Il ciclo Stampa-Segnale-Scansione non è necessario

Una notevole quantità di tempo in ufficio viene spesa per un processo completamente inutile. Qualcuno invia un PDF che necessita di una firma. Il destinatario lo stampa, lo firma con una penna, lo scansiona nuovamente in un file digitale e invia tramite e-mail la scansione risultante. L'intero ciclo dura dai 5 ai 10 minuti, richiede una stampante e uno scanner e produce un documento di qualità inferiore rispetto a quello originariamente inviato.

La firma digitale dei PDF ha reso questo processo ridondante per la maggior parte dei tipi di documenti. Nella maggior parte dei paesi, le firme elettroniche hanno lo stesso valore legale di quelle scritte a mano. Gli strumenti necessari sono gratuiti, veloci e disponibili su tutti i principali dispositivi. Questa guida copre i metodi più affidabili per ogni piattaforma in modo da poter eliminare in modo permanente il flusso di lavoro di stampa-segnale-scansione.

Firma elettronica vs firma digitale: capire la differenza

Questi due termini sono usati in modo intercambiabile nelle conversazioni quotidiane, ma sono tecnicamente diversi e la differenza è importante per i documenti ad alto rischio.

Una firma elettronica è qualsiasi marchio digitale che indica l'intenzione di firmare. Ciò include digitare il tuo nome, fare clic su un pulsante Accetto, disegnare la tua firma con il mouse o posizionare un'immagine scansionata della tua firma scritta a mano su un documento. Le firme elettroniche sono legalmente valide nella maggior parte delle giurisdizioni per la maggior parte dei tipi di documenti commerciali ai sensi di leggi come l'ESIGN Act statunitense, il regolamento eIDAS dell'UE e leggi simili nel Regno Unito e nei paesi del Commonwealth.

Una firma digitale è un tipo specifico di firma elettronica che utilizza la crittografia per collegare la firma sia all'identità del firmatario che al contenuto del documento. Se qualcuno modifica il documento dopo la firma, la firma digitale diventa matematicamente non valida e i lettori vengono avvisati immediatamente. Le firme digitali richiedono un certificato emesso da un'autorità di certificazione attendibile e vengono generalmente utilizzate per contratti di alto valore, documenti regolamentati e comunicazioni governative.

Per i documenti aziendali di tutti i giorni come contratti di lavoro, contratti di servizio e NDA, la firma elettronica è legalmente sufficiente. Per documenti autenticati, atti giudiziari e strumenti finanziari regolamentati, consulta un professionista legale su ciò che è richiesto nella tua giurisdizione.

Metodo 1: Adobe Acrobat Reader (gratuito, tutte le piattaforme)

Adobe Acrobat Reader, la versione gratuita, include una funzionalità di firma di base chiamata Compila e firma che funziona su Windows, Mac, iOS e Android.

1. Apri il tuo PDF in Adobe Acrobat Reader.
2. Fai clic su Strumenti nella barra dei menu e seleziona Compila e firma.
3. Fai clic sul pulsante Firma nella barra degli strumenti visualizzata.
4. Scegli se digitare il tuo nome, disegnare la tua firma con il mouse o il touchscreen oppure caricare un'immagine della tua firma scritta a mano.
5. Fai clic nel punto in cui desideri apporre la firma sul documento.
6. Vai su File e Salva con nome per salvare la versione firmata.

Ciò crea una firma elettronica incorporata nel PDF. Il documento si aprirà normalmente per qualsiasi destinatario senza che sia necessario che disponga di un'app specifica. La firma è visibile e permanente, sebbene non effettui la verifica crittografica.

Metodo 2: DocuSign (standard di settore per le aziende)

DocuSign è il servizio di firma elettronica più ampiamente accettato in ambito aziendale, in particolare negli Stati Uniti, nel Regno Unito e nell'UE. Il suo piano personale gratuito consente tre richieste di firma al mese, sufficienti per un uso occasionale.

1. Crea un account gratuito su docusign.com.
2. Carica il tuo PDF dal tuo dispositivo, Google Drive o Dropbox.
3. Aggiungi campi firma al documento trascinandoli nelle posizioni corrette.
4. Se altri devono firmare, aggiungi i loro indirizzi email come destinatari.
5. Completa il processo di firma facendo clic sul campo della firma, scegliendo lo stile della firma e applicandolo.
6. Scarica il documento firmato. Include un certificato di completamento con una traccia di controllo che mostra chi ha firmato, quando e da quale indirizzo IP.

La traccia di controllo è particolarmente preziosa per i documenti giuridicamente sensibili. Se una firma viene contestata, il certificato di completamento DocuSign fornisce la prova con data e ora di chi ha firmato il documento e quando.

Metodo 3: iPhone e iPad (integrato, non è necessaria alcuna app)

iOS e iPadOS dispongono della firma PDF nativa integrata nell'app File e nell'app Mail, senza la necessità di strumenti di terze parti.

1. Apri il PDF nell'app File oppure tocca e tieni premuto un allegato in Mail e scegli Modifica.
2. Tocca l'icona della matita per aprire la barra degli strumenti Markup.
3. Tocca il pulsante più in basso a destra e scegli Firma.
4. Disegna la tua firma con il dito o con l'Apple Pencil. Puoi salvarlo per un uso futuro.
5. Trascina la firma nella posizione corretta e ridimensionala secondo necessità.
6. Tocca Fine per salvare il PDF firmato.

Questo metodo elabora tutto sul tuo dispositivo. Non viene caricato nulla su alcun server, il che lo rende adatto per documenti riservati che non desideri inviare a un servizio cloud.

Metodo 4: dispositivi Android

Android non dispone di uno strumento universale integrato per la firma dei PDF, ma Adobe Acrobat Reader per Android è gratuito e fornisce la stessa funzionalità Compila e firma descritta nel Metodo 1. L'app Adobe Compila e firma è disponibile anche separatamente ed è ottimizzata specificatamente per il completamento di moduli mobili.

Per gli utenti di dispositivi Samsung, Samsung Notes e Samsung Internet includono entrambi strumenti di annotazione che possono essere utilizzati per inserire una firma su una pagina PDF, sebbene il flusso di lavoro sia meno snello rispetto ad Acrobat Reader.

Metodo 5: Mac utilizzando l'anteprima (completamente gratuito, senza caricamento)

macOS Preview dispone di una funzione di firma che è una delle opzioni di firma gratuita più convenienti disponibili su qualsiasi piattaforma.

1. Apri il PDF in Anteprima.
2. Fai clic sul pulsante della barra degli strumenti Markup (l'icona della matita in alto a destra).
3. Fai clic sul pulsante Firma nella barra degli strumenti di markup.
4. Puoi creare una firma utilizzando la fotocamera del tuo Mac avvicinando un foglio di carta firmato alla fotocamera o disegnando sul trackpad.
5. Una volta creata, fai clic sulla firma salvata per inserirla nel documento.
6. Trascinalo nella posizione corretta e salva il file.

L'anteprima memorizza la tua firma per riutilizzarla, rendendo le firme successive ancora più veloci. Come il metodo iOS, tutto rimane sul tuo dispositivo.

Quali documenti non possono essere firmati digitalmente

Le firme elettroniche non sono valide per tutti i tipi di documenti. Le seguenti categorie richiedono in genere firme autografe testimoniate, autenticazioni notarili o procedure formali specifiche: testamenti e testamenti, documenti di adozione, alcuni documenti di trasferimento di proprietà in alcune giurisdizioni, ordinanze del tribunale e strumenti negoziabili come assegni e cambiali.

Se non sei sicuro che una firma elettronica sia legalmente valida per un documento specifico nella tua giurisdizione, chiedi consulenza legale prima di fare affidamento su di essa. Ciò è particolarmente importante per i contratti internazionali in cui le leggi di più paesi possono applicarsi contemporaneamente.

Conclusione

La firma digitale dei PDF è matura, legale e disponibile gratuitamente su tutti i principali dispositivi. Per i documenti aziendali di tutti i giorni, la funzionalità Compila e firma di Adobe Acrobat Reader o gli strumenti integrati del tuo dispositivo gestiscono il lavoro in meno di due minuti. Per contratti o documenti di valore elevato che necessitano di una traccia di controllo, DocuSign e Adobe Sign forniscono la sicurezza e la documentazione aggiuntive richieste da tali situazioni.

Se devi preparare un PDF per la firma aggiungendo campi modulo, consulta la guida su come rendere compilabile un PDF. Per comprimere un PDF firmato prima dell'invio, utilizza lo strumento di compressione gratuito su PDFTools.