Πώς να υπογράψετε ένα PDF ψηφιακά χωρίς να το εκτυπώσετε: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα

Ο κύκλος Print-Sign-Scan δεν είναι απαραίτητος

Ένας αξιοσημείωτος χρόνος γραφείου δαπανάται σε μια εντελώς περιττή διαδικασία. Κάποιος στέλνει ένα PDF που χρειάζεται υπογραφή. Ο παραλήπτης το εκτυπώνει, το υπογράφει με στυλό, το σαρώνει ξανά σε ψηφιακό αρχείο και στέλνει με email τη σάρωση που προκύπτει. Ολόκληρος ο κύκλος διαρκεί 5 έως 10 λεπτά, απαιτεί εκτυπωτή και σαρωτή και παράγει ένα έγγραφο χαμηλότερης ποιότητας από αυτό που στάλθηκε αρχικά.

Η ψηφιακή υπογραφή PDF έχει κάνει αυτή τη διαδικασία περιττή για τους περισσότερους τύπους εγγράφων. Στις περισσότερες χώρες, οι ηλεκτρονικές υπογραφές έχουν το ίδιο νομικό βάρος με τις χειρόγραφες. Τα εργαλεία που χρειάζονται είναι δωρεάν, γρήγορα και διαθέσιμα σε κάθε σημαντική συσκευή. Αυτός ο οδηγός καλύπτει τις πιο αξιόπιστες μεθόδους για κάθε πλατφόρμα, ώστε να μπορείτε να εξαλείψετε οριστικά τη ροή εργασιών εκτύπωσης-σημείωσης-σάρωσης.

Ηλεκτρονική υπογραφή έναντι ψηφιακής υπογραφής: Κατανόηση της διαφοράς

Αυτοί οι δύο όροι χρησιμοποιούνται εναλλακτικά στην καθημερινή συνομιλία, αλλά είναι τεχνικά διαφορετικοί και η διαφορά έχει σημασία για έγγραφα υψηλού πονταρίσματος.

Ηλεκτρονική υπογραφή είναι κάθε ψηφιακό σήμα που δηλώνει πρόθεση υπογραφής. Αυτό περιλαμβάνει την πληκτρολόγηση του ονόματός σας, το κλικ σε ένα κουμπί Συμφωνώ, τη σχεδίαση της υπογραφής σας με το ποντίκι ή την τοποθέτηση μιας σαρωμένης εικόνας της χειρόγραφης υπογραφής σας σε ένα έγγραφο. Οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι νομικά έγκυρες στις περισσότερες δικαιοδοσίες για τους περισσότερους τύπους εμπορικών εγγράφων βάσει νομοθεσίας όπως ο νόμος ESIGN των ΗΠΑ, ο κανονισμός eIDAS της ΕΕ και παρόμοιοι νόμοι στο Ηνωμένο Βασίλειο και τις χώρες της Κοινοπολιτείας.

Η ψηφιακή υπογραφή είναι ένας συγκεκριμένος τύπος ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιεί κρυπτογραφία για να συνδέσει την υπογραφή τόσο με την ταυτότητα του υπογράφοντος όσο και με το περιεχόμενο του εγγράφου. Εάν κάποιος τροποποιήσει το έγγραφο μετά την υπογραφή, η ψηφιακή υπογραφή καθίσταται μαθηματικά άκυρη και οι αναγνώστες ενημερώνονται αμέσως. Οι ψηφιακές υπογραφές απαιτούν πιστοποιητικό που έχει εκδοθεί από μια αξιόπιστη Αρχή έκδοσης πιστοποιητικών και χρησιμοποιούνται συνήθως για συμβάσεις υψηλής αξίας, ρυθμιζόμενα έγγραφα και κρατικές υποβολές.

Για καθημερινά επαγγελματικά έγγραφα, όπως συμβάσεις εργασίας, συμβάσεις υπηρεσιών και NDA, αρκεί νομικά μια ηλεκτρονική υπογραφή. Για συμβολαιογραφικά έγγραφα, δικαστικές καταθέσεις και ρυθμιζόμενα χρηματοοικονομικά μέσα, συμβουλευτείτε έναν επαγγελματία νομικό σχετικά με το τι απαιτείται στη δικαιοδοσία σας.

Μέθοδος 1: Adobe Acrobat Reader (δωρεάν, όλες οι πλατφόρμες)

Το Adobe Acrobat Reader, η δωρεάν έκδοση, περιλαμβάνει μια βασική δυνατότητα υπογραφής που ονομάζεται Fill and Sign που λειτουργεί σε Windows, Mac, iOS και Android.

1. Ανοίξτε το PDF σας στο Adobe Acrobat Reader.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία στη γραμμή μενού και επιλέξτε Συμπλήρωση και υπογραφή.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφή στη γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται.
4. Επιλέξτε αν θα πληκτρολογήσετε το όνομά σας, θα σχεδιάσετε την υπογραφή σας με ένα ποντίκι ή οθόνη αφής ή αν θα ανεβάσετε μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας.
5. Κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να τοποθετήσετε την υπογραφή στο έγγραφο.
6. Μεταβείτε στο Αρχείο και Αποθήκευση ως για να αποθηκεύσετε την υπογεγραμμένη έκδοση.

Αυτό δημιουργεί μια ηλεκτρονική υπογραφή ενσωματωμένη στο PDF. Το έγγραφο θα ανοίξει κανονικά για οποιονδήποτε παραλήπτη χωρίς να απαιτείται να έχει συγκεκριμένη εφαρμογή. Η υπογραφή είναι ορατή και μόνιμη, αν και δεν φέρει κρυπτογραφική επαλήθευση.

Μέθοδος 2: DocuSign (Industry Standard for Business)

Το DocuSign είναι η πιο ευρέως αποδεκτή υπηρεσία ηλεκτρονικής υπογραφής σε επιχειρηματικούς χώρους, ιδιαίτερα στις ΗΠΑ, το Ηνωμένο Βασίλειο και την ΕΕ. Το δωρεάν προσωπικό του πρόγραμμα επιτρέπει τρία αιτήματα υπογραφής ανά μήνα, τα οποία επαρκούν για περιστασιακή χρήση.

1. Δημιουργήστε έναν δωρεάν λογαριασμό στο docusign.com.
2. Ανεβάστε το PDF σας από τη συσκευή σας, το Google Drive ή το Dropbox.
3. Προσθέστε πεδία υπογραφής στο έγγραφο σύροντάς τα στις σωστές θέσεις.
4. Εάν χρειάζεται να υπογράψουν άλλοι, προσθέστε τις διευθύνσεις email τους ως παραλήπτες.
5. Ολοκληρώστε τη διαδικασία υπογραφής κάνοντας κλικ στο πεδίο υπογραφής, επιλέγοντας το στυλ υπογραφής σας και εφαρμόζοντάς το.
6. Κατεβάστε το υπογεγραμμένο έγγραφο. Περιλαμβάνει ένα πιστοποιητικό ολοκλήρωσης με μια διαδρομή ελέγχου που δείχνει ποιος υπέγραψε, πότε και από ποια διεύθυνση IP.

Η διαδρομή ελέγχου είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για νομικά ευαίσθητα έγγραφα. Εάν αμφισβητηθεί ποτέ μια υπογραφή, το Πιστοποιητικό Ολοκλήρωσης DocuSign παρέχει αποδεικτικά στοιχεία με χρονική σφραγίδα για το ποιος υπέγραψε το έγγραφο και πότε.

Μέθοδος 3: iPhone και iPad (Ενσωματωμένο, δεν απαιτείται εφαρμογή)

Το iOS και το iPadOS διαθέτουν εγγενή υπογραφή PDF ενσωματωμένη στην εφαρμογή Files και στην εφαρμογή Mail, χωρίς να απαιτούνται εργαλεία τρίτων.

1. Ανοίξτε το PDF στην εφαρμογή Αρχεία ή πατήστε παρατεταμένα ένα συνημμένο στο Mail και επιλέξτε Σήμανση.
2. Πατήστε το εικονίδιο με το μολύβι για να ανοίξετε τη γραμμή εργαλείων σήμανσης.
3. Πατήστε το κουμπί συν κάτω δεξιά και επιλέξτε Υπογραφή.
4. Σχεδιάστε την υπογραφή σας με το δάχτυλό σας ή το Apple Pencil. Μπορείτε να το αποθηκεύσετε για μελλοντική χρήση.
5. Σύρετε την υπογραφή στη σωστή θέση και αλλάξτε το μέγεθός της όπως χρειάζεται.
6. Πατήστε Τέλος για να αποθηκεύσετε το υπογεγραμμένο PDF.

Αυτή η μέθοδος επεξεργάζεται τα πάντα στη συσκευή σας. Δεν μεταφορτώνεται τίποτα σε κανένα διακομιστή, γεγονός που τον καθιστά κατάλληλο για εμπιστευτικά έγγραφα που δεν θέλετε να στείλετε σε μια υπηρεσία cloud.

Μέθοδος 4: Συσκευές Android

Το Android δεν διαθέτει ένα καθολικό ενσωματωμένο εργαλείο υπογραφής PDF, αλλά το Adobe Acrobat Reader για Android είναι δωρεάν και παρέχει την ίδια λειτουργία Fill and Sign που περιγράφεται στη Μέθοδο 1. Η εφαρμογή Adobe Fill and Sign είναι επίσης διαθέσιμη ξεχωριστά και έχει βελτιστοποιηθεί ειδικά για τη συμπλήρωση φόρμας για κινητά.

Για τους χρήστες συσκευών Samsung, τα Samsung Notes και Samsung Internet περιλαμβάνουν και τα δύο εργαλεία σχολιασμού που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την τοποθέτηση υπογραφής σε μια σελίδα PDF, αν και η ροή εργασίας είναι λιγότερο βελτιωμένη από το Acrobat Reader.

Μέθοδος 5: Mac με χρήση προεπισκόπησης (εντελώς δωρεάν, χωρίς μεταφόρτωση)

Το macOS Preview διαθέτει μια δυνατότητα υπογραφής που είναι μια από τις πιο βολικές επιλογές δωρεάν υπογραφής που είναι διαθέσιμες σε οποιαδήποτε πλατφόρμα.

1. Ανοίξτε το PDF στην Προεπισκόπηση.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Markup Toolbar (το εικονίδιο με το μολύβι επάνω δεξιά).
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφή στη γραμμή εργαλείων σήμανσης.
4. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή χρησιμοποιώντας την κάμερα του Mac σας κρατώντας ένα υπογεγραμμένο κομμάτι χαρτί στην κάμερα ή σχεδιάζοντας στο trackpad.
5. Μόλις δημιουργηθεί, κάντε κλικ στην αποθηκευμένη υπογραφή για να την εισαγάγετε στο έγγραφο.
6. Σύρετε το στη σωστή θέση και αποθηκεύστε το αρχείο.

Η προεπισκόπηση αποθηκεύει την υπογραφή σας για επαναχρησιμοποίηση, γεγονός που κάνει τις επόμενες υπογραφές ακόμα πιο γρήγορες. Όπως και η μέθοδος iOS, τα πάντα παραμένουν στη συσκευή σας.

Ποια έγγραφα δεν μπορούν να υπογραφούν ψηφιακά

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές δεν ισχύουν για όλους τους τύπους εγγράφων. Οι ακόλουθες κατηγορίες απαιτούν συνήθως χειρόγραφες υπογραφές, συμβολαιογραφικές πράξεις ή συγκεκριμένες επίσημες διαδικασίες: διαθήκες και διαθήκες, έγγραφα υιοθεσίας, ορισμένα έγγραφα μεταβίβασης περιουσίας σε ορισμένες δικαιοδοσίες, δικαστικές εντολές και διαπραγματεύσιμα μέσα όπως επιταγές και γραμμάτια.

Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν μια ηλεκτρονική υπογραφή είναι νομικά έγκυρη για ένα συγκεκριμένο έγγραφο στη δικαιοδοσία σας, λάβετε νομική συμβουλή προτού βασιστείτε σε αυτό. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις διεθνείς συμβάσεις όπου η νομοθεσία πολλών χωρών μπορεί να εφαρμόζεται ταυτόχρονα.

Σύναψη

Η ψηφιακή υπογραφή PDF είναι ώριμη, νόμιμη και διαθέσιμη δωρεάν σε κάθε σημαντική συσκευή. Για τα καθημερινά επαγγελματικά έγγραφα, η λειτουργία Fill and Sign του Adobe Acrobat Reader ή τα ενσωματωμένα εργαλεία της συσκευής σας χειρίζονται την εργασία σε λιγότερο από δύο λεπτά. Για συμβάσεις μεγάλης αξίας ή έγγραφα που χρειάζονται διαδρομή ελέγχου, η DocuSign και η Adobe Sign παρέχουν την πρόσθετη ασφάλεια και τεκμηρίωση που απαιτούν αυτές οι καταστάσεις.

Εάν πρέπει να προετοιμάσετε ένα PDF για υπογραφή προσθέτοντας πεδία φόρμας, ανατρέξτε στον οδηγό σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας ενός PDF με δυνατότητα συμπλήρωσης. Για τη συμπίεση ενός υπογεγραμμένου PDF πριν από την αποστολή, χρησιμοποιήστε το δωρεάν εργαλείο συμπίεσης στο PDFTools.