Cara Menandatangani PDF Secara Digital Tanpa Mencetaknya: Panduan Langkah demi Langkah

Kitaran Cetak-Tanda-Imbas Tidak Diperlukan

Sebilangan besar masa pejabat dibelanjakan untuk proses yang sama sekali tidak perlu. Seseorang menghantar PDF yang memerlukan tandatangan. Penerima mencetaknya, menandatanganinya dengan pen, mengimbasnya semula ke dalam fail digital dan menghantar e-mel imbasan yang terhasil. Keseluruhan kitaran mengambil masa 5 hingga 10 minit, memerlukan pencetak dan pengimbas, dan menghasilkan dokumen kualiti yang lebih rendah daripada yang dihantar pada asalnya.

Penandatanganan PDF digital telah menjadikan proses ini berlebihan untuk kebanyakan jenis dokumen. Di kebanyakan negara, tandatangan elektronik mempunyai berat undang-undang yang sama dengan tandatangan tulisan tangan. Alat yang diperlukan adalah percuma, pantas dan tersedia pada setiap peranti utama. Panduan ini merangkumi kaedah yang paling boleh dipercayai untuk setiap platform supaya anda boleh menghapuskan aliran kerja cetak-tanda-imbasan secara kekal.

Tandatangan Elektronik lwn Tandatangan Digital: Memahami Perbezaan

Kedua-dua istilah ini digunakan secara bergantian dalam perbualan harian, tetapi ia berbeza secara teknikal, dan perbezaannya penting untuk dokumen yang mempunyai kepentingan tinggi.

Tandatangan elektronik ialah sebarang tanda digital yang menunjukkan niat untuk menandatangani. Ini termasuk menaip nama anda, mengklik butang Saya Setuju, melukis tandatangan anda dengan tetikus atau meletakkan imej imbasan tandatangan tulisan tangan anda pada dokumen. Tandatangan elektronik adalah sah di sisi undang-undang di kebanyakan bidang kuasa untuk kebanyakan jenis dokumen komersial di bawah perundangan seperti Akta ESIGN AS, Peraturan eIDAS EU dan undang-undang serupa di UK dan negara Komanwel.

Tandatangan digital ialah jenis tandatangan elektronik khusus yang menggunakan kriptografi untuk memautkan tandatangan kepada kedua-dua identiti penandatangan dan kandungan dokumen. Jika sesiapa mengubah suai dokumen selepas menandatangani, tandatangan digital menjadi tidak sah secara matematik dan pembaca akan dimaklumkan dengan segera. Tandatangan digital memerlukan sijil yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Sijil yang dipercayai dan biasanya digunakan untuk kontrak bernilai tinggi, dokumen terkawal dan penyerahan kerajaan.

Untuk dokumen perniagaan harian seperti perjanjian pekerjaan, kontrak perkhidmatan dan NDA, tandatangan elektronik adalah mencukupi di sisi undang-undang. Untuk dokumen yang disahkan oleh notari, pemfailan mahkamah dan instrumen kewangan terkawal, rujuk profesional undang-undang tentang perkara yang diperlukan dalam bidang kuasa anda.

Kaedah 1: Adobe Acrobat Reader (Percuma, Semua Platform)

Adobe Acrobat Reader, versi percuma, termasuk ciri tandatangan asas yang dipanggil Fill and Sign yang berfungsi pada Windows, Mac, iOS dan Android.

1. Buka PDF anda dalam Adobe Acrobat Reader.
2. Klik Alat dalam bar menu dan pilih Isi dan Tandatangan.
3. Klik butang Tandatangan dalam bar alat yang muncul.
4. Pilih sama ada untuk menaip nama anda, melukis tandatangan anda dengan tetikus atau skrin sentuh atau memuat naik imej tandatangan tulisan tangan anda.
5. Klik di mana anda mahu meletakkan tandatangan pada dokumen.
6. Pergi ke Fail dan Simpan Sebagai untuk menyimpan versi yang ditandatangani.

Ini mencipta tandatangan elektronik yang dibenamkan dalam PDF. Dokumen akan dibuka seperti biasa untuk mana-mana penerima tanpa memerlukan mereka mempunyai apl tertentu. Tandatangan itu boleh dilihat dan kekal, walaupun ia tidak membawa pengesahan kriptografi.

Kaedah 2: DocuSign (Standard Industri untuk Perniagaan)

DocuSign ialah perkhidmatan e-tandatangan yang paling banyak diterima dalam tetapan perniagaan, terutamanya di AS, UK dan EU. Pelan peribadi percumanya membenarkan tiga permintaan tandatangan setiap bulan, yang mencukupi untuk kegunaan sekali-sekala.

1. Buat akaun percuma di docusign.com.
2. Muat naik PDF anda daripada peranti anda, Google Drive atau Dropbox.
3. Tambahkan medan tandatangan pada dokumen dengan menyeretnya ke lokasi yang betul.
4. Jika orang lain perlu menandatangani, tambahkan alamat e-mel mereka sebagai penerima.
5. Lengkapkan proses tandatangan dengan mengklik medan tandatangan anda, memilih gaya tandatangan anda dan menggunakannya.
6. Muat turun dokumen yang ditandatangani. Ia termasuk sijil penyiapan dengan jejak audit yang menunjukkan siapa yang menandatangani, bila dan dari alamat IP yang mana.

Jejak audit amat berharga untuk dokumen sensitif undang-undang. Jika tandatangan pernah dipertikaikan, Sijil Penyiapan DocuSign memberikan bukti cap masa tentang siapa yang menandatangani dokumen dan bila.

Kaedah 3: iPhone dan iPad (Terbina Dalam, Tiada Apl Diperlukan)

iOS dan iPadOS mempunyai tandatangan PDF asli terbina dalam apl Fail dan apl Mel, tanpa alat pihak ketiga diperlukan.

1. Buka PDF dalam apl Fail atau ketik dan tahan lampiran dalam Mel dan pilih Penanda.
2. Ketik ikon pensel untuk membuka bar alat Penanda.
3. Ketik butang tambah di bahagian bawah sebelah kanan dan pilih Tandatangan.
4. Lukis tandatangan anda dengan jari anda atau Apple Pencil. Anda boleh menyimpannya untuk kegunaan masa hadapan.
5. Seret tandatangan ke kedudukan yang betul dan ubah saiznya mengikut keperluan.
6. Ketik Selesai untuk menyimpan PDF yang ditandatangani.

Kaedah ini memproses segala-galanya pada peranti anda. Tiada apa-apa yang dimuat naik ke mana-mana pelayan, yang menjadikannya sangat sesuai untuk dokumen sulit yang anda tidak mahu hantar ke perkhidmatan awan.

Kaedah 4: Peranti Android

Android tidak mempunyai alat tandatangan PDF terbina dalam universal, tetapi Adobe Acrobat Reader untuk Android adalah percuma dan menyediakan ciri Isi dan Tandatangan yang sama yang diterangkan dalam Kaedah 1. Apl Adobe Fill dan Sign juga tersedia secara berasingan dan dioptimumkan khusus untuk pelengkapan borang mudah alih.

Bagi pengguna peranti Samsung, Samsung Notes dan Samsung Internet kedua-duanya menyertakan alat anotasi yang boleh digunakan untuk meletakkan tandatangan pada halaman PDF, walaupun aliran kerja kurang lancar berbanding Acrobat Reader.

Kaedah 5: Mac Menggunakan Pratonton (Percuma Sepenuhnya, Tiada Muat Naik)

Pratonton macOS mempunyai ciri tandatangan yang merupakan salah satu pilihan tandatangan percuma yang paling mudah tersedia pada mana-mana platform.

1. Buka PDF dalam Pratonton.
2. Klik butang Bar Alat Penanda (ikon pensel di bahagian atas sebelah kanan).
3. Klik butang Tandatangan dalam bar alat penanda.
4. Anda boleh membuat tandatangan menggunakan kamera Mac anda dengan memegang sekeping kertas yang ditandatangani pada kamera, atau dengan melukis pada pad jejak.
5. Setelah dibuat, klik tandatangan yang disimpan untuk memasukkannya ke dalam dokumen.
6. Seret ke kedudukan yang betul dan simpan fail.

Pratonton menyimpan tandatangan anda untuk digunakan semula, yang menjadikan tandatangan berikutnya lebih pantas. Seperti kaedah iOS, semuanya kekal pada peranti anda.

Dokumen Yang Tidak Boleh Ditandatangani Secara Digital

Tandatangan elektronik tidak sah untuk semua jenis dokumen. Kategori berikut biasanya memerlukan tandatangan tulisan tangan yang disaksikan, notari atau prosedur formal khusus: wasiat dan wasiat, kertas pengangkatan, dokumen pemindahan harta tertentu dalam sesetengah bidang kuasa, perintah mahkamah dan instrumen boleh niaga seperti cek dan nota janji hutang.

Jika anda tidak pasti sama ada tandatangan elektronik sah di sisi undang-undang untuk dokumen tertentu dalam bidang kuasa anda, dapatkan nasihat undang-undang sebelum bergantung padanya. Ini amat penting untuk kontrak antarabangsa di mana undang-undang berbilang negara mungkin terpakai secara serentak.

Kesimpulan

Tandatangan PDF digital adalah matang, sah dan tersedia secara percuma pada setiap peranti utama. Untuk dokumen perniagaan harian, ciri Isi dan Tanda Tangan Adobe Acrobat Reader atau alatan terbina dalam peranti anda mengendalikan kerja dalam masa kurang dua minit. Untuk kontrak atau dokumen bernilai tinggi yang memerlukan jejak audit, DocuSign dan Adobe Sign menyediakan keselamatan dan dokumentasi tambahan yang diperlukan oleh situasi tersebut.

Jika anda perlu menyediakan PDF untuk ditandatangani dengan menambah medan borang, lihat panduan tentang cara membuat PDF boleh diisi. Untuk memampatkan PDF yang ditandatangani sebelum menghantar, gunakan alat pemampatan percuma di PDFTools.