Як підписати PDF-файл цифровим способом, не друкуючи його: покроковий посібник

Цикл друку-підпису-сканування непотрібний

Значна кількість офісного часу витрачається на абсолютно непотрібний процес. Хтось надсилає PDF-файл, який потребує підпису. Одержувач друкує його, підписує ручкою, сканує назад у цифровий файл і надсилає отримане сканування електронною поштою. Весь цикл займає від 5 до 10 хвилин, потребує принтера та сканера, і створює документ нижчої якості, ніж той, який було надіслано спочатку.

Цифровий підпис PDF зробив цей процес зайвим для більшості типів документів. У більшості країн електронні підписи мають таку ж юридичну вагу, як і рукописні. Потрібні інструменти безкоштовні, швидкі та доступні на всіх основних пристроях. Цей посібник охоплює найнадійніші методи для кожної платформи, щоб ви могли назавжди відмовитися від робочого процесу друку-підпису-сканування.

Електронний підпис проти цифрового підпису: розуміння різниці

Ці два терміни використовуються як синоніми в повсякденній розмові, але технічно вони різні, і різниця має значення для документів із високими ставками.

Електронний підпис — це будь-який цифровий знак, що вказує на намір підписати. Це включає введення свого імені, натискання кнопки «Я згоден», малювання вашого підпису за допомогою миші або розміщення відсканованого зображення вашого власноручного підпису на документі. Електронні підписи є юридично дійсними в більшості юрисдикцій для більшості типів комерційних документів згідно із законодавством, таким як Закон США про ESIGN, Регламент ЄС про eIDAS та подібні закони у Великобританії та країнах Співдружності.

Цифровий підпис — це особливий тип електронного підпису, який використовує криптографію для пов’язування підпису як з особою підписувача, так і з вмістом документа. Якщо будь-хто змінює документ після підписання, цифровий підпис стає математично недійсним, і читачі негайно сповіщаються. Для цифрових підписів потрібен сертифікат, виданий надійним центром сертифікації, і вони зазвичай використовуються для важливих контрактів, регламентованих документів і державних документів.

Для повсякденних ділових документів, таких як трудові договори, контракти про надання послуг і NDA, електронного підпису є юридично достатньо. Щодо нотаріально засвідчених документів, документів до суду та регульованих фінансових інструментів проконсультуйтеся з фахівцем із права щодо того, що вимагається у вашій юрисдикції.

Спосіб 1: Adobe Acrobat Reader (безкоштовно, усі платформи)

Adobe Acrobat Reader, безкоштовна версія, містить базову функцію підпису під назвою Fill and Sign, яка працює на Windows, Mac, iOS та Android.

1. Відкрийте PDF-файл у програмі Adobe Acrobat Reader.
2. Натисніть «Інструменти» на панелі меню та виберіть «Заповнити та підписати».
3. Натисніть кнопку Підписати на панелі інструментів, що з’явиться.
4. Виберіть, чи вводити своє ім’я, намалювати свій підпис за допомогою миші чи сенсорного екрана чи завантажити зображення свого власноручного підпису.
5. Клацніть на місці документа, де ви хочете поставити підпис.
6. Перейдіть до «Файл» і «Зберегти як», щоб зберегти підписану версію.

Це створює електронний підпис, вбудований у PDF. Документ відкриється звичайним способом для будь-якого одержувача, не вимагаючи від нього певної програми. Підпис видимий і постійний, хоча він не містить криптографічної перевірки.

Спосіб 2: DocuSign (галузевий стандарт для бізнесу)

DocuSign є найбільш поширеною службою електронного підпису в бізнесі, особливо в США, Великобританії та ЄС. Безкоштовний особистий план дозволяє тричі запитувати підписи на місяць, чого достатньо для періодичного використання.

1. Створіть безкоштовний обліковий запис на docusign.com.
2. Завантажте свій PDF зі свого пристрою, Google Диска або Dropbox.
3. Додайте поля підпису до документа, перетягнувши їх у потрібні місця.
4. Якщо іншим потрібно підписати, додайте їхні електронні адреси як одержувачів.
5. Завершіть процес підписання, клацнувши поле для підпису, вибравши стиль підпису та застосувавши його.
6. Завантажити підписаний документ. Він містить сертифікат про завершення з контрольним журналом, який показує, хто підписав, коли та з якої IP-адреси.

Аудиторський слід особливо цінний для юридично конфіденційних документів. Якщо підпис коли-небудь оскаржується, Сертифікат про завершення DocuSign надає докази того, хто та коли підписав документ, із міткою часу.

Спосіб 3: iPhone і iPad (вбудовані, програми не потрібні)

iOS і iPadOS мають власне підписування PDF-файлів, вбудоване в програму «Файли» та програму «Пошта», не потребуючи сторонніх інструментів.

1. Відкрийте PDF-файл у програмі «Файли» або натисніть і утримуйте вкладення в «Пошті» та виберіть «Розмітка».
2. Торкніться значка олівця, щоб відкрити панель інструментів Markup.
3. Торкніться кнопки з плюсом внизу праворуч і виберіть «Підпис».
4. Намалюйте свій підпис пальцем або Apple Pencil. Ви можете зберегти його для подальшого використання.
5. Перетягніть підпис у правильне положення та змініть його розмір за потреби.
6. Натисніть Готово, щоб зберегти підписаний PDF-файл.

Цей метод обробляє все на вашому пристрої. Нічого не завантажується на сервер, тому він добре підходить для конфіденційних документів, які ви не хочете надсилати до хмарної служби.

Спосіб 4: Пристрої Android

Android не має універсального вбудованого інструменту для підписання PDF-файлів, але Adobe Acrobat Reader для Android є безкоштовним і надає таку саму функцію «Заповнити та підписати», описану в Методі 1. Програма Adobe «Заповнити та підписати» також доступна окремо та оптимізована спеціально для заповнення форм на мобільних пристроях.

Для користувачів пристроїв Samsung і Samsung Notes, і Samsung Internet включають інструменти анотацій, які можна використовувати для розміщення підпису на сторінці PDF, хоча робочий процес менш спрощений, ніж Acrobat Reader.

Спосіб 5: Mac за допомогою попереднього перегляду (повністю безкоштовно, без завантаження)

macOS Preview має функцію підпису, яка є одним із найзручніших безкоштовних варіантів підпису, доступних на будь-якій платформі.

1. Відкрийте PDF у попередньому перегляді.
2. Натисніть кнопку панелі інструментів розмітки (піктограма олівця у верхньому правому куті).
3. Натисніть кнопку «Підпис» на панелі інструментів розмітки.
4. Ви можете створити підпис за допомогою камери свого Mac, піднісши підписаний аркуш паперу до камери або малюючи на трекпаді.
5. Після створення клацніть збережений підпис, щоб вставити його в документ.
6. Перетягніть його в правильне положення та збережіть файл.

Preview зберігає ваш підпис для повторного використання, що робить наступні підписи ще швидшими. Подібно до методу iOS, усе залишається на вашому пристрої.

Які документи не можна підписувати цифровим підписом

Електронні підписи дійсні не для всіх типів документів. Для таких категорій зазвичай потрібні засвідчені власноручні підписи, нотаріальне засвідчення або спеціальні офіційні процедури: заповіти та заповіти, документи про усиновлення, певні документи про передачу власності в деяких юрисдикціях, ухвали суду та оборотні інструменти, як-от чеки та векселі.

Якщо ви не впевнені, чи є електронний підпис юридично дійсним для певного документа у вашій юрисдикції, зверніться до юриста, перш ніж покладатися на нього. Це особливо важливо для міжнародних контрактів, де можуть застосовуватися закони кількох країн одночасно.

Висновок

Цифровий підпис PDF є зрілим, законним і доступним безкоштовно на всіх основних пристроях. Для повсякденних ділових документів функція заповнення та підпису Adobe Acrobat Reader або вбудовані інструменти вашого пристрою впораються із завданням менш ніж за дві хвилини. Для важливих контрактів або документів, які потребують контрольного журналу, DocuSign і Adobe Sign забезпечують додатковий захист і документацію, яка потрібна в таких ситуаціях.

Якщо вам потрібно підготувати PDF-файл для підписання, додавши поля форми, перегляньте посібник про те, як зробити PDF-файл доступним для заповнення. Щоб стиснути підписаний PDF-файл перед надсиланням, скористайтеся безкоштовним інструментом стиснення PDFTools.