Jak podpisać cyfrowo plik PDF bez drukowania: przewodnik krok po kroku

Cykl drukowania-znaku-skanowania jest niepotrzebny

Niezwykłą ilość czasu biurowego poświęca się na całkowicie niepotrzebny proces. Ktoś wysyła plik PDF wymagający podpisu. Odbiorca drukuje go, podpisuje długopisem, skanuje z powrotem do pliku cyfrowego i przesyła wynikowy skan pocztą elektroniczną. Cały cykl trwa od 5 do 10 minut, wymaga drukarki i skanera oraz generuje dokument o niższej jakości niż pierwotnie wysłany.

Cyfrowe podpisywanie plików PDF sprawiło, że proces ten stał się zbędny w przypadku większości typów dokumentów. W większości krajów podpisy elektroniczne mają taką samą wagę prawną jak podpisy odręczne. Potrzebne narzędzia są bezpłatne, szybkie i dostępne na każdym większym urządzeniu. W tym przewodniku opisano najbardziej niezawodne metody dla każdej platformy, dzięki czemu można trwale wyeliminować przepływ pracy związany z drukowaniem, podpisem i skanowaniem.

Podpis elektroniczny a podpis cyfrowy: zrozumienie różnicy

Te dwa terminy są używane zamiennie w codziennych rozmowach, ale pod względem technicznym są różne, a różnica ma znaczenie w przypadku dokumentów o dużej stawce.

Podpis elektroniczny to dowolny znak cyfrowy wskazujący zamiar złożenia podpisu. Obejmuje to wpisanie swojego imienia i nazwiska, kliknięcie przycisku Zgadzam się, złożenie podpisu myszą lub umieszczenie zeskanowanego obrazu odręcznego podpisu na dokumencie. Podpisy elektroniczne są prawnie ważne w większości jurysdykcji w przypadku większości typów dokumentów handlowych zgodnie z przepisami, takimi jak amerykańska ustawa ESIGN, unijne rozporządzenie eIDAS i podobnymi przepisami obowiązującymi w Wielkiej Brytanii i krajach Wspólnoty Narodów.

Podpis cyfrowy to specyficzny rodzaj podpisu elektronicznego, który wykorzystuje kryptografię do powiązania podpisu zarówno z tożsamością podpisującego, jak i treścią dokumentu. Jeśli ktoś zmodyfikuje dokument po podpisaniu, podpis cyfrowy stanie się matematycznie nieważny, o czym czytelnicy zostaną natychmiast powiadomieni. Podpisy cyfrowe wymagają certyfikatu wydanego przez zaufany urząd certyfikacji i są zwykle używane w przypadku umów o dużej wartości, dokumentów regulowanych i wniosków rządowych.

W przypadku dokumentów biznesowych codziennego użytku, takich jak umowy o pracę, umowy o świadczenie usług czy umowy NDA, podpis elektroniczny jest z prawnego punktu widzenia wystarczający. W przypadku dokumentów poświadczonych notarialnie, wniosków sądowych i regulowanych instrumentów finansowych, skonsultuj się z prawnikiem, aby dowiedzieć się, co jest wymagane w Twojej jurysdykcji.

Metoda 1: Adobe Acrobat Reader (bezpłatny, wszystkie platformy)

Bezpłatna wersja programu Adobe Acrobat Reader zawiera podstawową funkcję podpisywania o nazwie Wypełnij i podpisz, która działa w systemach Windows, Mac, iOS i Android.

1. Otwórz plik PDF w programie Adobe Acrobat Reader.
2. Kliknij Narzędzia na pasku menu i wybierz Wypełnij i podpisz.
3. Kliknij przycisk Podpisz na wyświetlonym pasku narzędzi.
4. Wybierz, czy chcesz wpisać swoje imię i nazwisko, narysować podpis za pomocą myszy lub ekranu dotykowego, czy też przesłać obraz swojego odręcznego podpisu.
5. Kliknij miejsce, w którym chcesz umieścić podpis na dokumencie.
6. Przejdź do Plik i Zapisz jako, aby zapisać podpisaną wersję.

Spowoduje to utworzenie podpisu elektronicznego osadzonego w pliku PDF. Dokument otworzy się normalnie dla każdego odbiorcy, bez konieczności posiadania przez niego określonej aplikacji. Podpis jest widoczny i trwały, choć nie podlega weryfikacji kryptograficznej.

Metoda 2: DocuSign (standard branżowy dla firm)

DocuSign to najpowszechniej akceptowana usługa podpisu elektronicznego w środowisku biznesowym, szczególnie w USA, Wielkiej Brytanii i UE. Bezpłatny plan osobisty pozwala na trzy prośby o podpis miesięcznie, co wystarcza do okazjonalnego użytku.

1. Utwórz bezpłatne konto na docusign.com.
2. Prześlij plik PDF ze swojego urządzenia, Dysku Google lub Dropbox.
3. Dodaj pola podpisu do dokumentu, przeciągając je w odpowiednie miejsca.
4. Jeśli inne osoby muszą się podpisać, dodaj ich adresy e-mail jako odbiorców.
5. Zakończ proces podpisywania, klikając pole podpisu, wybierając styl podpisu i stosując go.
6. Pobierz podpisany dokument. Zawiera certyfikat ukończenia ze ścieżką audytu pokazującą, kto podpisał, kiedy i z jakiego adresu IP.

Ścieżka audytu jest szczególnie cenna w przypadku dokumentów wrażliwych z prawnego punktu widzenia. Jeśli podpis zostanie kiedykolwiek zakwestionowany, Certyfikat ukończenia DocuSign zawiera znacznik czasu potwierdzający, kto i kiedy podpisał dokument.

Metoda 3: iPhone i iPad (wbudowany, nie wymaga aplikacji)

W systemach iOS i iPadOS natywne podpisywanie plików PDF jest wbudowane w aplikacje Pliki i Poczta i nie są wymagane żadne narzędzia innych firm.

1. Otwórz plik PDF w aplikacji Pliki lub dotknij i przytrzymaj załącznik w aplikacji Mail i wybierz opcję Oznaczenia.
2. Stuknij ikonę ołówka, aby otworzyć pasek narzędzi Oznaczenia.
3. Naciśnij przycisk plusa w prawym dolnym rogu i wybierz Podpis.
4. Narysuj swój podpis palcem lub Apple Pencil. Możesz zapisać go do wykorzystania w przyszłości.
5. Przeciągnij podpis w odpowiednie miejsce i zmień jego rozmiar w razie potrzeby.
6. Kliknij Gotowe, aby zapisać podpisany plik PDF.

Ta metoda przetwarza wszystko na Twoim urządzeniu. Nic nie jest przesyłane na żaden serwer, co sprawia, że ​​dobrze nadaje się do przechowywania poufnych dokumentów, których nie chcesz wysyłać do usługi w chmurze.

Metoda 4: Urządzenia z Androidem

System Android nie ma wbudowanego uniwersalnego narzędzia do podpisywania plików PDF, ale program Adobe Acrobat Reader dla systemu Android jest bezpłatny i udostępnia tę samą funkcję Wypełnij i podpisz opisaną w metodzie 1. Aplikacja Adobe Wypełnij i podpisz jest również dostępna osobno i jest zoptymalizowana specjalnie pod kątem wypełniania formularzy na urządzeniach mobilnych.

Dla użytkowników urządzeń Samsung zarówno Samsung Notes, jak i Samsung Internet zawierają narzędzia do adnotacji, których można użyć do umieszczenia podpisu na stronie PDF, chociaż przepływ pracy jest mniej usprawniony niż w programie Acrobat Reader.

Metoda 5: Mac korzystający z podglądu (całkowicie darmowy, bez przesyłania)

macOS Preview ma funkcję podpisu, która jest jedną z najwygodniejszych opcji bezpłatnego podpisywania dostępnych na dowolnej platformie.

1. Otwórz plik PDF w podglądzie.
2. Kliknij przycisk paska narzędzi znaczników (ikona ołówka w prawym górnym rogu).
3. Kliknij przycisk Podpis na pasku narzędzi znaczników.
4. Możesz utworzyć podpis za pomocą aparatu Maca, przykładając do aparatu podpisaną kartkę papieru lub rysując na gładziku.
5. Po utworzeniu kliknij zapisany podpis, aby wstawić go do dokumentu.
6. Przeciągnij go we właściwe miejsce i zapisz plik.

Podgląd przechowuje Twój podpis do ponownego wykorzystania, dzięki czemu kolejne podpisy są jeszcze szybsze. Podobnie jak w przypadku metody iOS, wszystko pozostaje na Twoim urządzeniu.

Które dokumenty nie mogą być podpisane cyfrowo

Podpisy elektroniczne nie obowiązują dla wszystkich typów dokumentów. Następujące kategorie zazwyczaj wymagają odręcznych podpisów poświadczonych, poświadczenia notarialnego lub określonych procedur formalnych: testamenty, dokumenty adopcyjne, niektóre dokumenty dotyczące przeniesienia majątku w niektórych jurysdykcjach, nakazy sądowe i zbywalne instrumenty, takie jak czeki i weksle.

Jeśli nie masz pewności, czy podpis elektroniczny jest prawnie ważny dla konkretnego dokumentu w Twojej jurysdykcji, zanim z niego skorzystasz, zasięgnij porady prawnej. Jest to szczególnie ważne w przypadku umów międzynarodowych, w których przepisy wielu krajów mogą mieć zastosowanie jednocześnie.

Wniosek

Cyfrowe podpisywanie plików PDF jest dojrzałe, legalne i dostępne bezpłatnie na każdym większym urządzeniu. W przypadku codziennych dokumentów biznesowych funkcja Wypełnij i podpisz programu Adobe Acrobat Reader lub wbudowane narzędzia urządzenia wykonają zadanie w czasie krótszym niż dwie minuty. W przypadku umów lub dokumentów o dużej wartości, które wymagają ścieżki audytu, DocuSign i Adobe Sign zapewniają dodatkowe zabezpieczenia i dokumentację, których wymagają te sytuacje.

Jeśli chcesz przygotować plik PDF do podpisania poprzez dodanie pól formularza, zapoznaj się z przewodnikiem dotyczącym możliwości wypełnienia pliku PDF. Aby skompresować podpisany plik PDF przed wysłaniem, skorzystaj z bezpłatnego narzędzia do kompresji w PDFTools.