So signieren Sie ein PDF digital, ohne es auszudrucken: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Zyklus „Drucken-Signieren-Scannen“ ist nicht erforderlich

Eine bemerkenswerte Menge an Bürozeit wird für einen völlig unnötigen Prozess aufgewendet. Jemand sendet ein PDF, das eine Signatur benötigt. Der Empfänger druckt es aus, unterschreibt es mit einem Stift, scannt es zurück in eine digitale Datei und sendet den resultierenden Scan per E-Mail. Der gesamte Vorgang dauert 5 bis 10 Minuten, erfordert einen Drucker und einen Scanner und erzeugt ein Dokument von geringerer Qualität als das, was ursprünglich gesendet wurde.

Durch die digitale PDF-Signierung ist dieser Prozess für die meisten Dokumenttypen überflüssig geworden. In den meisten Ländern haben elektronische Signaturen die gleiche rechtliche Bedeutung wie handschriftliche. Die benötigten Tools sind kostenlos, schnell und auf jedem gängigen Gerät verfügbar. Dieser Leitfaden behandelt die zuverlässigsten Methoden für jede Plattform, damit Sie den Druck-Sign-Scan-Workflow dauerhaft eliminieren können.

Elektronische Signatur vs. digitale Signatur: Den Unterschied verstehen

Diese beiden Begriffe werden im Alltagsgespräch synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch technisch, und der Unterschied ist bei Dokumenten mit hohem Risiko von Bedeutung.

Eine elektronische Signatur ist jedes digitale Zeichen, das die Absicht zum Unterschreiben anzeigt. Dazu gehört die Eingabe Ihres Namens, das Klicken auf die Schaltfläche „Ich stimme zu“, das Zeichnen Ihrer Unterschrift mit der Maus oder das Platzieren eines gescannten Bildes Ihrer handschriftlichen Unterschrift auf einem Dokument. Elektronische Signaturen sind in den meisten Gerichtsbarkeiten für die meisten kommerziellen Dokumenttypen gemäß Gesetzen wie dem US-amerikanischen ESIGN Act, der EU-eIDAS-Verordnung und ähnlichen Gesetzen im Vereinigten Königreich und in den Commonwealth-Ländern rechtsgültig.

Eine digitale Signatur ist eine spezielle Art elektronischer Signatur, die mithilfe von Kryptografie die Signatur sowohl mit der Identität des Unterzeichners als auch mit dem Inhalt des Dokuments verknüpft. Wenn jemand das Dokument nach der Unterzeichnung ändert, wird die digitale Signatur mathematisch ungültig und die Leser werden sofort benachrichtigt. Digitale Signaturen erfordern ein von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestelltes Zertifikat und werden typischerweise für hochwertige Verträge, regulierte Dokumente und behördliche Einreichungen verwendet.

Für alltägliche Geschäftsdokumente wie Arbeitsverträge, Dienstverträge und NDAs ist eine elektronische Signatur rechtlich ausreichend. Für notariell beglaubigte Dokumente, Gerichtsakten und regulierte Finanzinstrumente wenden Sie sich an einen Anwalt, um zu erfahren, was in Ihrer Gerichtsbarkeit erforderlich ist.

Methode 1: Adobe Acrobat Reader (kostenlos, alle Plattformen)

Adobe Acrobat Reader, die kostenlose Version, enthält eine grundlegende Signierfunktion namens „Ausfüllen und unterschreiben“, die unter Windows, Mac, iOS und Android funktioniert.

1. Öffnen Sie Ihr PDF im Adobe Acrobat Reader.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und wählen Sie „Ausfüllen und unterschreiben“.
3. Klicken Sie in der angezeigten Symbolleiste auf die Schaltfläche „Signieren“.
4. Wählen Sie, ob Sie Ihren Namen eingeben, Ihre Unterschrift mit einer Maus oder einem Touchscreen zeichnen oder ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hochladen möchten.
5. Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der Sie die Signatur platzieren möchten.
6. Gehen Sie zu „Datei“ und „Speichern unter“, um die signierte Version zu speichern.

Dadurch wird eine elektronische Signatur erstellt, die in das PDF eingebettet wird. Das Dokument wird für jeden Empfänger normal geöffnet, ohne dass dieser über eine bestimmte App verfügen muss. Die Signatur ist sichtbar und dauerhaft, beinhaltet jedoch keine kryptografische Überprüfung.

Methode 2: DocuSign (Industriestandard für Unternehmen)

DocuSign ist der am weitesten verbreitete E-Signatur-Dienst im Geschäftsumfeld, insbesondere in den USA, Großbritannien und der EU. Der kostenlose Privatplan ermöglicht drei Signaturanfragen pro Monat, was für die gelegentliche Nutzung ausreicht.

1. Erstellen Sie ein kostenloses Konto bei docusign.com.
2. Laden Sie Ihr PDF von Ihrem Gerät, Google Drive oder Dropbox hoch.
3. Fügen Sie dem Dokument Signaturfelder hinzu, indem Sie sie an die richtigen Stellen ziehen.
4. Wenn andere Personen unterschreiben müssen, fügen Sie ihre E-Mail-Adressen als Empfänger hinzu.
5. Schließen Sie den Signaturvorgang ab, indem Sie auf Ihr Signaturfeld klicken, Ihren Signaturstil auswählen und ihn anwenden.
6. Laden Sie das signierte Dokument herunter. Es enthält ein Abschlusszertifikat mit einem Audit-Trail, aus dem hervorgeht, wer wann und von welcher IP-Adresse aus unterschrieben hat.

Besonders wertvoll ist der Audit Trail bei rechtlich sensiblen Dokumenten. Sollte eine Unterschrift jemals angefochten werden, bietet das DocuSign-Abschlusszertifikat einen zeitgestempelten Nachweis darüber, wer das Dokument wann unterzeichnet hat.

Methode 3: iPhone und iPad (integriert, keine App erforderlich)

iOS und iPadOS verfügen über eine native PDF-Signatur, die in die Dateien-App und die Mail-App integriert ist, ohne dass Tools von Drittanbietern erforderlich sind.

1. Öffnen Sie die PDF-Datei in der Dateien-App oder tippen und halten Sie einen Anhang in Mail und wählen Sie „Markierung“.
2. Tippen Sie auf das Stiftsymbol, um die Markup-Symbolleiste zu öffnen.
3. Tippen Sie unten rechts auf die Plus-Schaltfläche und wählen Sie „Signatur“.
4. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit Ihrem Finger oder Apple Pencil. Sie können es für die zukünftige Verwendung speichern.
5. Ziehen Sie die Signatur an die richtige Position und ändern Sie die Größe nach Bedarf.
6. Tippen Sie auf „Fertig“, um das signierte PDF zu speichern.

Diese Methode verarbeitet alles auf Ihrem Gerät. Es wird nichts auf einen Server hochgeladen, weshalb es sich gut für vertrauliche Dokumente eignet, die Sie nicht an einen Cloud-Dienst senden möchten.

Methode 4: Android-Geräte

Android verfügt nicht über ein universelles integriertes PDF-Signaturtool, aber Adobe Acrobat Reader für Android ist kostenlos und bietet die gleiche Funktion zum Ausfüllen und Unterschreiben, die in Methode 1 beschrieben wurde. Die Adobe Fill and Sign-App ist auch separat erhältlich und speziell für das Ausfüllen mobiler Formulare optimiert.

Für Benutzer von Samsung-Geräten enthalten sowohl Samsung Notes als auch Samsung Internet Anmerkungstools, mit denen eine Signatur auf einer PDF-Seite platziert werden kann. Der Arbeitsablauf ist jedoch weniger rationalisiert als bei Acrobat Reader.

Methode 5: Mac mit Vorschau (völlig kostenlos, kein Upload)

macOS Preview verfügt über eine Signaturfunktion, die eine der bequemsten kostenlosen Signaturoptionen ist, die auf jeder Plattform verfügbar ist.

1. Öffnen Sie das PDF in der Vorschau.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Markup-Symbolleiste (das Stiftsymbol oben rechts).
3. Klicken Sie in der Markup-Symbolleiste auf die Schaltfläche „Signatur“.
4. Sie können mit der Kamera Ihres Mac eine Unterschrift erstellen, indem Sie ein unterschriebenes Blatt Papier an die Kamera halten oder auf dem Trackpad zeichnen.
5. Klicken Sie nach der Erstellung auf die gespeicherte Signatur, um sie in das Dokument einzufügen.
6. Ziehen Sie es an die richtige Position und speichern Sie die Datei.

Preview speichert Ihre Signatur zur Wiederverwendung, wodurch nachfolgende Signaturen noch schneller erfolgen. Wie bei der iOS-Methode bleibt alles auf Ihrem Gerät.

Welche Dokumente können nicht digital signiert werden?

Elektronische Signaturen sind nicht für alle Dokumenttypen gültig. Die folgenden Kategorien erfordern in der Regel beglaubigte handschriftliche Unterschriften, eine notarielle Beglaubigung oder bestimmte formelle Verfahren: Testamente und Testamente, Adoptionspapiere, bestimmte Eigentumsübertragungsdokumente in einigen Gerichtsbarkeiten, Gerichtsbeschlüsse und handelbare Instrumente wie Schecks und Schuldscheine.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine elektronische Signatur für ein bestimmtes Dokument in Ihrem Rechtsgebiet rechtsgültig ist, holen Sie sich rechtlichen Rat ein, bevor Sie sich darauf verlassen. Dies ist besonders wichtig für internationale Verträge, bei denen die Gesetze mehrerer Länder gleichzeitig gelten können.

Abschluss

Das digitale Signieren von PDF-Dateien ist ausgereift, legal und auf jedem gängigen Gerät kostenlos verfügbar. Bei alltäglichen Geschäftsdokumenten erledigen die Funktion „Ausfüllen und Unterschreiben“ von Adobe Acrobat Reader oder die integrierten Tools Ihres Geräts den Job in weniger als zwei Minuten. Für hochwertige Verträge oder Dokumente, die einen Prüfpfad erfordern, bieten DocuSign und Adobe Sign die zusätzliche Sicherheit und Dokumentation, die diese Situationen erfordern.

Wenn Sie eine PDF-Datei zum Signieren vorbereiten müssen, indem Sie Formularfelder hinzufügen, lesen Sie die Anleitung, wie Sie eine PDF-Datei ausfüllbar machen. Um ein signiertes PDF vor dem Senden zu komprimieren, verwenden Sie das kostenlose Komprimierungstool von PDFTools.