पीडीएफ को बिना प्रिंट किए डिजिटल रूप से हस्ताक्षर कैसे करें: एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

प्रिंट-साइन-स्कैन चक्र अनावश्यक है

कार्यालय का एक उल्लेखनीय समय पूरी तरह से अनावश्यक प्रक्रिया पर खर्च किया जाता है। कोई व्यक्ति एक पीडीएफ भेजता है जिसके लिए हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। प्राप्तकर्ता इसे प्रिंट करता है, पेन से हस्ताक्षर करता है, इसे वापस डिजिटल फ़ाइल में स्कैन करता है, और परिणामी स्कैन को ईमेल करता है। पूरे चक्र में 5 से 10 मिनट लगते हैं, इसके लिए एक प्रिंटर और एक स्कैनर की आवश्यकता होती है, और जो मूल रूप से भेजा गया था उससे कम गुणवत्ता वाला दस्तावेज़ तैयार होता है।

डिजिटल पीडीएफ हस्ताक्षर ने अधिकांश दस्तावेज़ प्रकारों के लिए इस प्रक्रिया को अनावश्यक बना दिया है। अधिकांश देशों में, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर हस्तलिखित हस्ताक्षरों के समान ही कानूनी महत्व रखते हैं। आवश्यक उपकरण मुफ़्त, तेज़ और हर प्रमुख डिवाइस पर उपलब्ध हैं। यह मार्गदर्शिका प्रत्येक प्लेटफ़ॉर्म के लिए सबसे विश्वसनीय तरीकों को शामिल करती है ताकि आप प्रिंट-साइन-स्कैन वर्कफ़्लो को स्थायी रूप से समाप्त कर सकें।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाम डिजिटल हस्ताक्षर: अंतर को समझना

ये दोनों शब्द रोजमर्रा की बातचीत में एक दूसरे के स्थान पर उपयोग किए जाते हैं, लेकिन वे तकनीकी रूप से भिन्न हैं, और उच्च जोखिम वाले दस्तावेज़ों के लिए यह अंतर मायने रखता है।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कोई भी डिजिटल चिह्न है जो हस्ताक्षर करने के इरादे को इंगित करता है। इसमें आपका नाम टाइप करना, मैं सहमत हूं बटन पर क्लिक करना, माउस से अपना हस्ताक्षर बनाना या किसी दस्तावेज़ पर अपने हस्तलिखित हस्ताक्षर की स्कैन की गई छवि लगाना शामिल है। यूएस ईएसआईएन अधिनियम, ईयू ईआईडीएएस विनियमन, और यूके और राष्ट्रमंडल देशों में समान कानूनों जैसे कानूनों के तहत अधिकांश वाणिज्यिक दस्तावेज़ प्रकारों के लिए अधिकांश न्यायालयों में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से मान्य हैं।

डिजिटल हस्ताक्षर एक विशिष्ट प्रकार का इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है जो हस्ताक्षर को हस्ताक्षरकर्ता की पहचान और दस्तावेज़ सामग्री दोनों से जोड़ने के लिए क्रिप्टोग्राफी का उपयोग करता है। यदि कोई हस्ताक्षर करने के बाद दस्तावेज़ में संशोधन करता है, तो डिजिटल हस्ताक्षर गणितीय रूप से अमान्य हो जाता है और पाठकों को तुरंत सूचित किया जाता है। डिजिटल हस्ताक्षर के लिए किसी विश्वसनीय प्रमाणपत्र प्राधिकारी द्वारा जारी प्रमाणपत्र की आवश्यकता होती है और आमतौर पर इसका उपयोग उच्च-मूल्य वाले अनुबंधों, विनियमित दस्तावेजों और सरकारी प्रस्तुतियों के लिए किया जाता है।

रोजगार अनुबंध, सेवा अनुबंध और एनडीए जैसे रोजमर्रा के व्यावसायिक दस्तावेजों के लिए, एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से पर्याप्त है। नोटरीकृत दस्तावेजों, अदालती दाखिलों और विनियमित वित्तीय उपकरणों के लिए, आपके अधिकार क्षेत्र में क्या आवश्यक है, इसके बारे में एक कानूनी पेशेवर से परामर्श लें।

विधि 1: एडोब एक्रोबैट रीडर (निःशुल्क, सभी प्लेटफ़ॉर्म)

एडोब एक्रोबैट रीडर, मुफ़्त संस्करण में फिल एंड साइन नामक एक बुनियादी हस्ताक्षर सुविधा शामिल है जो विंडोज, मैक, आईओएस और एंड्रॉइड पर काम करती है।

1. अपना पीडीएफ Adobe Acrobat Reader में खोलें।
2. मेनू बार में टूल्स पर क्लिक करें और भरें और हस्ताक्षर करें चुनें।
3. दिखाई देने वाले टूलबार में साइन बटन पर क्लिक करें।
4. चुनें कि क्या आपको अपना नाम टाइप करना है, माउस या टचस्क्रीन से अपना हस्ताक्षर बनाना है, या अपने हस्तलिखित हस्ताक्षर की एक छवि अपलोड करनी है।
5. दस्तावेज़ पर जहाँ आप हस्ताक्षर करना चाहते हैं वहाँ क्लिक करें।
6. हस्ताक्षरित संस्करण को सहेजने के लिए फ़ाइल पर जाएँ और इस रूप में सहेजें।

यह पीडीएफ में एम्बेडेड एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाता है। दस्तावेज़ किसी भी प्राप्तकर्ता के लिए बिना किसी विशिष्ट ऐप की आवश्यकता के सामान्य रूप से खुलेगा। हस्ताक्षर दृश्यमान और स्थायी है, हालाँकि इसमें क्रिप्टोग्राफ़िक सत्यापन नहीं होता है।

विधि 2: दस्तावेज़ चिह्न (व्यवसाय के लिए उद्योग मानक)

डॉक्यूमेंटसाइन व्यावसायिक सेटिंग्स में सबसे व्यापक रूप से स्वीकृत ई-हस्ताक्षर सेवा है, विशेष रूप से यूएस, यूके और ईयू में। इसकी निःशुल्क व्यक्तिगत योजना प्रति माह तीन हस्ताक्षर अनुरोधों की अनुमति देती है, जो कभी-कभार उपयोग के लिए पर्याप्त है।

1. Docusign.com पर एक निःशुल्क खाता बनाएँ।
2. अपने पीडीएफ को अपने डिवाइस, गूगल ड्राइव या ड्रॉपबॉक्स से अपलोड करें।
3. दस्तावेज़ में हस्ताक्षर फ़ील्ड को सही स्थानों पर खींचकर जोड़ें।
4. यदि दूसरों को हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, तो प्राप्तकर्ताओं के रूप में उनके ईमेल पते जोड़ें।
5. अपने हस्ताक्षर फ़ील्ड पर क्लिक करके, अपनी हस्ताक्षर शैली चुनकर और उसे लागू करके हस्ताक्षर प्रक्रिया पूरी करें।
6. हस्ताक्षरित दस्तावेज़ डाउनलोड करें. इसमें ऑडिट ट्रेल के साथ एक पूर्णता प्रमाणपत्र शामिल है जिसमें दिखाया गया है कि किसने, कब और किस आईपी पते से हस्ताक्षर किए।

कानूनी रूप से संवेदनशील दस्तावेज़ों के लिए ऑडिट ट्रेल विशेष रूप से मूल्यवान है। यदि किसी हस्ताक्षर पर कभी विवाद होता है, तो डॉक्यूमेंट साइन सर्टिफिकेट ऑफ कंप्लीशन इस बात का टाइमस्टैम्प्ड साक्ष्य प्रदान करता है कि दस्तावेज़ पर किसने और कब हस्ताक्षर किए।

विधि 3: iPhone और iPad (अंतर्निहित, किसी ऐप की आवश्यकता नहीं)

iOS और iPadOS में फ़ाइल ऐप और मेल ऐप में मूल पीडीएफ साइनिंग अंतर्निहित है, जिसमें किसी तीसरे पक्ष के टूल की आवश्यकता नहीं है।

1. फ़ाइल ऐप में पीडीएफ खोलें, या मेल में किसी अटैचमेंट को टैप करके रखें और मार्कअप चुनें।
2. मार्कअप टूलबार खोलने के लिए पेंसिल आइकन पर टैप करें।
3. नीचे दाईं ओर प्लस बटन पर टैप करें और हस्ताक्षर चुनें।
4. अपनी उंगली या एप्पल पेंसिल से अपना हस्ताक्षर बनाएं। आप इसे भविष्य में उपयोग के लिए सहेज कर रख सकते हैं.
5. हस्ताक्षर को सही स्थान पर खींचें और आवश्यकतानुसार उसका आकार बदलें।
6. हस्ताक्षरित पीडीएफ को सहेजने के लिए पूर्ण पर टैप करें।

यह विधि आपके डिवाइस पर सब कुछ संसाधित करती है। किसी भी सर्वर पर कुछ भी अपलोड नहीं किया जाता है, जो इसे उन गोपनीय दस्तावेज़ों के लिए उपयुक्त बनाता है जिन्हें आप क्लाउड सेवा पर नहीं भेजना चाहते हैं।

विधि 4: Android डिवाइस

एंड्रॉइड में एक सार्वभौमिक अंतर्निहित पीडीएफ साइनिंग टूल नहीं है, लेकिन एंड्रॉइड के लिए एडोब एक्रोबैट रीडर मुफ़्त है और विधि 1 में वर्णित समान भरण और साइन सुविधा प्रदान करता है। एडोब फिल और साइन ऐप भी अलग से उपलब्ध है और विशेष रूप से मोबाइल फॉर्म पूरा करने के लिए अनुकूलित है।

सैमसंग डिवाइस उपयोगकर्ताओं के लिए, सैमसंग नोट्स और सैमसंग इंटरनेट दोनों में एनोटेशन टूल शामिल हैं जिनका उपयोग पीडीएफ पेज पर हस्ताक्षर रखने के लिए किया जा सकता है, हालांकि वर्कफ़्लो एक्रोबैट रीडर की तुलना में कम सुव्यवस्थित है।

विधि 5: मैक पूर्वावलोकन का उपयोग करना (पूरी तरह से निःशुल्क, कोई अपलोड नहीं)

macOS प्रीव्यू में एक हस्ताक्षर सुविधा है जो किसी भी प्लेटफ़ॉर्म पर उपलब्ध सबसे सुविधाजनक मुफ्त हस्ताक्षर विकल्पों में से एक है।

1. पूर्वावलोकन में पीडीएफ खोलें.
2. मार्कअप टूलबार बटन (ऊपर दाईं ओर पेंसिल आइकन) पर क्लिक करें।
3. मार्कअप टूलबार में हस्ताक्षर बटन पर क्लिक करें।
4. आप अपने मैक के कैमरे का उपयोग करके एक हस्ताक्षरित कागज के टुकड़े को कैमरे के सामने रखकर या ट्रैकपैड पर चित्र बनाकर एक हस्ताक्षर बना सकते हैं।
5. एक बार बन जाने के बाद, सहेजे गए हस्ताक्षर को दस्तावेज़ में डालने के लिए उस पर क्लिक करें।
6. इसे सही स्थान पर खींचें और फ़ाइल को सहेजें।

पूर्वावलोकन आपके हस्ताक्षर को पुन: उपयोग के लिए संग्रहीत करता है, जो बाद के हस्ताक्षरों को और भी तेज़ बनाता है। iOS विधि की तरह, सब कुछ आपके डिवाइस पर रहता है।

किन दस्तावेजों पर डिजिटल हस्ताक्षर नहीं किए जा सकते

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सभी दस्तावेज़ प्रकारों के लिए मान्य नहीं हैं। निम्नलिखित श्रेणियों में आम तौर पर साक्ष्य हस्तलिखित हस्ताक्षर, नोटरीकरण, या विशिष्ट औपचारिक प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है: वसीयत और वसीयतनामा, गोद लेने के कागजात, कुछ न्यायालयों में कुछ संपत्ति हस्तांतरण दस्तावेज़, अदालत के आदेश, और चेक और वचन पत्र जैसे परक्राम्य उपकरण।

यदि आप अनिश्चित हैं कि आपके अधिकार क्षेत्र में किसी विशिष्ट दस्तावेज़ के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से वैध है या नहीं, तो इस पर भरोसा करने से पहले कानूनी सलाह लें। यह अंतरराष्ट्रीय अनुबंधों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जहां कई देशों के कानून एक साथ लागू हो सकते हैं।

निष्कर्ष

डिजिटल पीडीएफ हस्ताक्षर परिपक्व, कानूनी और हर प्रमुख डिवाइस पर मुफ्त में उपलब्ध है। रोजमर्रा के व्यावसायिक दस्तावेज़ों के लिए, Adobe Acrobat Reader का फ़िल और साइन फ़ीचर या आपके डिवाइस के अंतर्निहित टूल दो मिनट से कम समय में काम संभाल लेते हैं। उच्च-मूल्य वाले अनुबंधों या दस्तावेज़ों के लिए जिन्हें ऑडिट ट्रेल की आवश्यकता होती है, डॉक्यूसाइन और एडोब साइन उन स्थितियों के लिए आवश्यक अतिरिक्त सुरक्षा और दस्तावेज़ीकरण प्रदान करते हैं।

यदि आपको फॉर्म फ़ील्ड जोड़कर हस्ताक्षर करने के लिए एक पीडीएफ तैयार करने की आवश्यकता है, तो पीडीएफ को भरने योग्य कैसे बनाएं, इस बारे में मार्गदर्शिका देखें। भेजने से पहले हस्ताक्षरित पीडीएफ को संपीड़ित करने के लिए, पीडीएफटूल्स पर मुफ्त संपीड़न उपकरण का उपयोग करें।