Как подписать PDF-файл в цифровой форме, не распечатывая его: пошаговое руководство

Цикл печати-подписи-сканирования не нужен

Значительное количество офисного времени тратится на совершенно ненужный процесс. Кто-то отправляет PDF-файл, требующий подписи. Получатель распечатывает его, подписывает ручкой, сканирует обратно в цифровой файл и отправляет полученный результат по электронной почте. Весь цикл занимает от 5 до 10 минут, требует принтера и сканера и создает документ более низкого качества, чем тот, который был отправлен изначально.

Цифровое подписание PDF сделало этот процесс ненужным для большинства типов документов. В большинстве стран электронные подписи имеют такую ​​же юридическую силу, как и рукописные. Необходимые инструменты бесплатны, быстры и доступны на всех основных устройствах. В этом руководстве описаны наиболее надежные методы для каждой платформы, чтобы вы могли навсегда исключить рабочий процесс «печать-подпись-сканирование».

Электронная подпись против цифровой подписи: понимание разницы

Эти два термина используются как синонимы в повседневном разговоре, но технически они различны, и эта разница имеет значение для важных документов.

Электронная подпись — это любой цифровой знак, указывающий на намерение подписать. Это включает в себя ввод вашего имени, нажатие кнопки «Я согласен», рисование подписи с помощью мыши или размещение отсканированного изображения вашей рукописной подписи в документе. Электронные подписи имеют юридическую силу в большинстве юрисдикций для большинства типов коммерческих документов в соответствии с законодательством, таким как Закон США о ESIGN, Регламент ЕС eIDAS и аналогичные законы в Великобритании и странах Содружества.

Цифровая подпись — это особый тип электронной подписи, в которой используется криптография, чтобы связать подпись как с личностью подписывающего лица, так и с содержимым документа. Если кто-либо вносит изменения в документ после подписания, цифровая подпись становится математически недействительной, и читатели немедленно уведомляются об этом. Для цифровых подписей требуется сертификат, выданный доверенным центром сертификации, и они обычно используются для дорогостоящих контрактов, регулируемых документов и правительственных документов.

Для повседневных деловых документов, таких как трудовые договоры, контракты на оказание услуг и соглашения о неразглашении, с юридической точки зрения достаточно электронной подписи. Для нотариально заверенных документов, судебных исков и регулируемых финансовых инструментов проконсультируйтесь с юристом о том, что требуется в вашей юрисдикции.

Способ 1: Adobe Acrobat Reader (бесплатно, для всех платформ)

Бесплатная версия Adobe Acrobat Reader включает базовую функцию подписи под названием «Заполнить и подписать», которая работает на Windows, Mac, iOS и Android.

1. Откройте PDF-файл в Adobe Acrobat Reader.
2. Нажмите «Инструменты» в строке меню и выберите «Заполнить и подписать».
3. Нажмите кнопку «Подписать» на появившейся панели инструментов.
4. Выберите, ввести ли свое имя, нарисовать подпись с помощью мыши или сенсорного экрана или загрузить изображение рукописной подписи.
5. Нажмите, где вы хотите разместить подпись в документе.
6. Перейдите в «Файл» и «Сохранить как», чтобы сохранить подписанную версию.

Это создает электронную подпись, встроенную в PDF-файл. Документ откроется нормально для любого получателя, не требуя наличия определенного приложения. Подпись видна и постоянна, хотя и не требует криптографической проверки.

Метод 2: DocuSign (отраслевой стандарт для бизнеса)

DocuSign — это наиболее широко распространенная служба электронной подписи в бизнесе, особенно в США, Великобритании и ЕС. Его бесплатный персональный план допускает три запроса на подпись в месяц, чего достаточно для периодического использования.

1. Создайте бесплатную учетную запись на docusign.com.
2. Загрузите PDF-файл со своего устройства, Google Диска или Dropbox.
3. Добавьте поля подписи в документ, перетащив их в нужные места.
4. Если другим нужно подписать, добавьте их адреса электронной почты в качестве получателей.
5. Завершите процесс подписания, щелкнув поле подписи, выбрав стиль подписи и применив его.
6. Загрузите подписанный документ. Он включает в себя сертификат завершения с контрольным журналом, показывающим, кто подписал, когда и с какого IP-адреса.

Аудиторский след особенно ценен для юридически важных документов. Если подпись когда-либо оспаривается, сертификат выполнения DocuSign предоставляет подтверждение с отметкой времени о том, кто и когда подписал документ.

Способ 3: iPhone и iPad (встроенный, приложение не требуется)

iOS и iPadOS имеют встроенную функцию подписи PDF-файлов, встроенную в приложения «Файлы» и «Почта», без необходимости использования сторонних инструментов.

1. Откройте PDF-файл в приложении «Файлы» или коснитесь и удерживайте вложение в «Почте» и выберите «Разметка».
2. Коснитесь значка карандаша, чтобы открыть панель инструментов «Разметка».
3. Нажмите кнопку «плюс» в правом нижнем углу и выберите «Подпись».
4. Нарисуйте свою подпись пальцем или Apple Pencil. Вы можете сохранить его для дальнейшего использования.
5. Перетащите подпись в правильное положение и измените ее размер по мере необходимости.
6. Нажмите «Готово», чтобы сохранить подписанный PDF-файл.

Этот метод обрабатывает все, что есть на вашем устройстве. Ни на один сервер ничего не загружается, поэтому он хорошо подходит для конфиденциальных документов, которые вы не хотите отправлять в облачный сервис.

Способ 4: устройства Android

В Android нет универсального встроенного инструмента для подписи PDF-файлов, но Adobe Acrobat Reader для Android бесплатен и предоставляет ту же функцию заполнения и подписи, которая описана в методе 1. Приложение Adobe Fill and Sign также доступно отдельно и оптимизировано специально для заполнения форм на мобильных устройствах.

Для пользователей устройств Samsung Samsung Notes и Samsung Internet включают инструменты аннотирования, которые можно использовать для размещения подписи на странице PDF, хотя рабочий процесс менее оптимизирован, чем Acrobat Reader.

Способ 5: Mac с использованием предварительного просмотра (совершенно бесплатно, без загрузки)

В macOS Preview есть функция подписи, которая является одним из самых удобных бесплатных вариантов подписи, доступных на любой платформе.

1. Откройте PDF в режиме предварительного просмотра.
2. Нажмите кнопку «Панель инструментов разметки» (значок карандаша в правом верхнем углу).
3. Нажмите кнопку «Подпись» на панели инструментов разметки.
4. Вы можете создать подпись с помощью камеры вашего Mac, поднеся к камере подписанный лист бумаги или нарисовав на трекпаде.
5. После создания щелкните сохраненную подпись, чтобы вставить ее в документ.
6. Перетащите его в правильное положение и сохраните файл.

Предварительный просмотр сохраняет вашу подпись для повторного использования, что делает последующие подписи еще быстрее. Как и в случае с iOS, все остается на вашем устройстве.

Какие документы нельзя подписывать цифровой подписью

Электронные подписи действительны не для всех типов документов. Следующие категории обычно требуют засвидетельствованных рукописных подписей, нотариального заверения или определенных формальных процедур: завещания и завещания, документы об усыновлении, определенные документы о передаче собственности в некоторых юрисдикциях, постановления суда и оборотные инструменты, такие как чеки и векселя.

Если вы не уверены, имеет ли электронная подпись юридическую силу для конкретного документа в вашей юрисдикции, проконсультируйтесь у юриста, прежде чем полагаться на нее. Это особенно важно для международных контрактов, в которых законы нескольких стран могут применяться одновременно.

Заключение

Цифровая подпись PDF является зрелой, законной и доступна бесплатно на всех основных устройствах. Для повседневных деловых документов функция заполнения и подписания Adobe Acrobat Reader или встроенные инструменты вашего устройства справятся с этой задачей менее чем за две минуты. Для дорогостоящих контрактов или документов, требующих аудита, DocuSign и Adobe Sign обеспечивают дополнительную безопасность и документацию, необходимые в таких ситуациях.

Если вам нужно подготовить PDF-файл к подписанию, добавив поля формы, см. руководство о том, как сделать PDF-файл заполняемым. Чтобы сжать подписанный PDF-файл перед отправкой, воспользуйтесь бесплатным инструментом сжатия PDFTools.