PDF-tiedoston allekirjoittaminen digitaalisesti tulostamatta sitä: Vaiheittainen opas

Print-Sign-Scan -sykli on tarpeeton

Huomattava määrä toimistoaikaa kuluu täysin tarpeettomaan prosessiin. Joku lähettää PDF-tiedoston, joka tarvitsee allekirjoituksen. Vastaanottaja tulostaa sen, allekirjoittaa sen kynällä, skannaa sen takaisin digitaaliseksi tiedostoksi ja lähettää skannauksen sähköpostitse. Koko jakso kestää 5–10 minuuttia, vaatii tulostimen ja skannerin ja tuottaa huonommanlaatuisen asiakirjan kuin alun perin lähetettiin.

Digitaalinen PDF-allekirjoitus on tehnyt tästä prosessista tarpeettoman useimmille asiakirjatyypeille. Useimmissa maissa sähköisillä allekirjoituksilla on sama juridinen painoarvo kuin käsin kirjoitetuilla allekirjoituksilla. Tarvittavat työkalut ovat ilmaisia, nopeita ja saatavilla kaikilla tärkeimmillä laitteilla. Tämä opas kattaa luotettavimmat menetelmät jokaiselle alustalle, jotta voit poistaa tulostus-kyltti-skannaustyönkulun pysyvästi.

Sähköinen allekirjoitus vs digitaalinen allekirjoitus: Eron ymmärtäminen

Näitä kahta termiä käytetään vaihtokelpoisesti jokapäiväisessä keskustelussa, mutta ne ovat teknisesti erilaisia, ja erolla on merkitystä korkean panoksen asiakirjoissa.

Sähköinen allekirjoitus on mikä tahansa digitaalinen merkki, joka ilmaisee allekirjoitusaikeen. Tähän sisältyy nimesi kirjoittaminen, Hyväksyn-painikkeen napsauttaminen, allekirjoituksen piirtäminen hiirellä tai käsinkirjoitetun allekirjoituksen skannatun kuvan sijoittaminen asiakirjaan. Sähköiset allekirjoitukset ovat laillisesti päteviä useimmilla lainkäyttöalueilla useimmille kaupallisille asiakirjatyypeille lakien, kuten US ESIGN Actin, EU:n eIDAS-asetuksen ja vastaavien Yhdistyneen kuningaskunnan ja Kansainyhteisön maiden lakien nojalla.

Digitaalinen allekirjoitus on tietyntyyppinen sähköinen allekirjoitus, joka käyttää salausta linkittääkseen allekirjoituksen sekä allekirjoittajan henkilöllisyyteen että asiakirjan sisältöön. Jos joku muuttaa dokumenttia allekirjoituksen jälkeen, digitaalinen allekirjoitus raukeaa matemaattisesti ja lukijalle ilmoitetaan välittömästi. Digitaaliset allekirjoitukset vaativat luotettavan varmenteen myöntäjän myöntämän varmenteen, ja niitä käytetään yleensä arvokkaisiin sopimuksiin, säänneltyihin asiakirjoihin ja viranomaistoimituksiin.

Jokapäiväisissä liikeasiakirjoissa, kuten työsopimuksissa, palvelusopimuksissa ja NDA-sopimuksissa, sähköinen allekirjoitus riittää laillisesti. Jos tarvitset notaarin vahvistamia asiakirjoja, tuomioistuimia ja säänneltyjä rahoitusvälineitä, kysy lakimieheltä, mitä sinun lainkäyttöalueellasi vaaditaan.

Tapa 1: Adobe Acrobat Reader (ilmainen, kaikki alustat)

Adobe Acrobat Reader, ilmainen versio, sisältää perusallekirjoitusominaisuuden nimeltä Täytä ja allekirjoita, joka toimii Windowsissa, Macissa, iOS:ssä ja Androidissa.

1. Avaa PDF-tiedosto Adobe Acrobat Readerissa.
2. Napsauta valikkorivillä Työkalut ja valitse Täytä ja allekirjoita.
3. Napsauta Allekirjoita-painiketta näkyviin tulevassa työkalupalkissa.
4. Valitse, kirjoitatko nimesi, piirrätkö allekirjoituksesi hiirellä tai kosketusnäytöllä vai lataatko kuvan käsinkirjoitetusta allekirjoituksestasi.
5. Napsauta kohtaa, johon haluat sijoittaa allekirjoituksen asiakirjassa.
6. Tallenna allekirjoitettu versio valitsemalla Tiedosto ja Tallenna nimellä.

Tämä luo PDF-tiedostoon upotetun sähköisen allekirjoituksen. Asiakirja avautuu normaalisti kaikille vastaanottajille ilman, että heiltä vaaditaan tiettyä sovellusta. Allekirjoitus on näkyvä ja pysyvä, vaikka se ei sisällä kryptografista vahvistusta.

Tapa 2: DocuSign (toimialan standardi yrityksille)

DocuSign on yleisimmin hyväksytty sähköinen allekirjoituspalvelu yritysympäristöissä, erityisesti Yhdysvalloissa, Isossa-Britanniassa ja EU:ssa. Sen ilmainen henkilökohtainen suunnitelma mahdollistaa kolme allekirjoituspyyntöä kuukaudessa, mikä riittää satunnaiseen käyttöön.

1. Luo ilmainen tili osoitteessa docusign.com.
2. Lataa PDF-tiedosto laitteestasi, Google Drivesta tai Dropboxista.
3. Lisää allekirjoituskenttiä asiakirjaan vetämällä ne oikeisiin paikkoihin.
4. Jos muiden on allekirjoitettava, lisää heidän sähköpostiosoitteensa vastaanottajiksi.
5. Viimeistele allekirjoitusprosessi napsauttamalla allekirjoituskenttääsi, valitsemalla allekirjoituksen tyylisi ja käyttämällä sitä.
6. Lataa allekirjoitettu asiakirja. Se sisältää valmistumistodistuksen, jossa on kirjausketju, joka osoittaa, kuka allekirjoitti, milloin ja mistä IP-osoitteesta.

Kirjausketju on erityisen arvokas oikeudellisesti arkaluontoisissa asiakirjoissa. Jos allekirjoitus kiistautetaan, DocuSign Certificate of Completion tarjoaa aikaleiman todisteet siitä, kuka allekirjoitti asiakirjan ja milloin.

Tapa 3: iPhone ja iPad (sisäänrakennettu, ei sovellusta)

iOS:ssä ja iPadOS:ssä on sisäänrakennettu PDF-allekirjoitus Tiedostot- ja Mail-sovelluksessa ilman, että kolmannen osapuolen työkaluja tarvita.

1. Avaa PDF Tiedostot-sovelluksessa tai napauta pitkään liitettä Mailissa ja valitse Merkinnät.
2. Napauta kynäkuvaketta avataksesi Merkintätyökalupalkin.
3. Napauta pluspainiketta oikeassa alakulmassa ja valitse Allekirjoitus.
4. Piirrä allekirjoituksesi sormella tai Apple Pencil -kynällä. Voit tallentaa sen tulevaa käyttöä varten.
5. Vedä allekirjoitus oikeaan kohtaan ja muuta sen kokoa tarpeen mukaan.
6. Tallenna allekirjoitettu PDF napauttamalla Valmis.

Tämä menetelmä käsittelee kaiken laitteessasi. Mitään ei ladata millekään palvelimelle, joten se sopii hyvin luottamuksellisille asiakirjoille, joita et halua lähettää pilvipalveluun.

Tapa 4: Android-laitteet

Androidissa ei ole universaalia sisäänrakennettua PDF-allekirjoitustyökalua, mutta Adobe Acrobat Reader for Android on ilmainen ja tarjoaa saman Täytä ja allekirjoita -ominaisuuden, joka on kuvattu menetelmässä 1. Adobe Fill and Sign -sovellus on saatavana myös erikseen ja on optimoitu erityisesti mobiililomakkeiden täyttöä varten.

Samsung-laitteiden käyttäjille Samsung Notes ja Samsung Internet sisältävät molemmat merkintätyökalut, joita voidaan käyttää allekirjoituksen sijoittamiseen PDF-sivulle, vaikka työnkulku on vähemmän virtaviivaista kuin Acrobat Reader.

Tapa 5: Macin esikatselu (täysin ilmainen, ei latausta)

macOS Previewissa on allekirjoitusominaisuus, joka on yksi kätevimmistä ilmaisista allekirjoitusvaihtoehdoista millä tahansa alustalla.

1. Avaa PDF esikatselussa.
2. Napsauta Markup Toolbar -painiketta (kynäkuvake oikeassa yläkulmassa).
3. Napsauta Allekirjoitus-painiketta merkintätyökalupalkissa.
4. Voit luoda allekirjoituksen Macin kameralla pitämällä allekirjoitettua paperia kamerassa tai piirtämällä ohjauslevylle.
5. Kun olet luonut, napsauta tallennettua allekirjoitusta lisätäksesi sen asiakirjaan.
6. Vedä se oikeaan kohtaan ja tallenna tiedosto.

Esikatselu tallentaa allekirjoituksesi uudelleenkäyttöä varten, mikä tekee myöhemmistä allekirjoituksista entistä nopeampia. Kuten iOS-menetelmässä, kaikki jää laitteellesi.

Mitä asiakirjoja ei voi allekirjoittaa digitaalisesti

Sähköiset allekirjoitukset eivät kelpaa kaikille asiakirjatyypeille. Seuraavat luokat edellyttävät tyypillisesti todistajia käsinkirjoitettuja allekirjoituksia, notaarin vahvistamista tai erityisiä muodollisia menettelyjä: testamentit, adoptiopaperit, tietyt omaisuuden siirtoasiakirjat joillakin lainkäyttöalueilla, oikeuden määräykset ja siirtokelpoiset asiakirjat, kuten sekit ja velkakirjat.

Jos olet epävarma, onko sähköinen allekirjoitus laillisesti pätevä tietylle asiakirjalle lainkäyttöalueellasi, hanki oikeudellista neuvontaa ennen kuin luotat siihen. Tämä on erityisen tärkeää kansainvälisissä sopimuksissa, joissa useiden maiden lakeja voidaan soveltaa samanaikaisesti.

Johtopäätös

Digitaalinen PDF-allekirjoitus on kypsää, laillista ja saatavilla ilmaiseksi kaikilla tärkeimmillä laitteilla. Adobe Acrobat Readerin täyttö- ja allekirjoitustoiminto tai laitteesi sisäänrakennetut työkalut hoitavat työn jokapäiväisiä asiakirjoja varten alle kahdessa minuutissa. Arvokkaille sopimuksille tai asiakirjoille, jotka vaativat kirjausketjun, DocuSign ja Adobe Sign tarjoavat kyseisten tilanteiden vaatiman lisäsuojauksen ja dokumentaation.

Jos sinun on valmisteltava PDF allekirjoittamista varten lisäämällä lomakekenttiä, katso opas PDF-tiedoston tekemisestä täytettäväksi. Jos haluat pakata allekirjoitetun PDF-tiedoston ennen lähettämistä, käytä PDFToolsin ilmaista pakkaustyökalua.