Hvordan signere en PDF digitalt uten å skrive den ut: En trinn-for-trinn-veiledning

Print-Sign-Scan-syklusen er unødvendig

Det brukes bemerkelsesverdig mye kontortid på en helt unødvendig prosess. Noen sender en PDF som trenger en signatur. Mottakeren skriver den ut, signerer den med en penn, skanner den tilbake til en digital fil og sender den resulterende skanningen på e-post. Hele syklusen tar 5 til 10 minutter, krever en skriver og en skanner, og gir et dokument av lavere kvalitet enn det som opprinnelig ble sendt.

Digital PDF-signering har gjort denne prosessen overflødig for de fleste dokumenttyper. I de fleste land har elektroniske signaturer samme juridiske vekt som håndskrevne. Verktøyene som trengs er gratis, raske og tilgjengelige på alle større enheter. Denne veiledningen dekker de mest pålitelige metodene for hver plattform, slik at du kan eliminere utskrifts-skilt-skanningsarbeidsflyten permanent.

Elektronisk signatur vs digital signatur: Forstå forskjellen

Disse to begrepene brukes om hverandre i daglige samtaler, men de er teknisk forskjellige, og forskjellen er viktig for dokumenter med høy innsats.

En elektronisk signatur er ethvert digitalt merke som indikerer hensikt om å signere. Dette inkluderer å skrive navnet ditt, klikke på en Jeg godtar-knapp, tegne signaturen din med en mus, eller plassere et skannet bilde av din håndskrevne signatur på et dokument. Elektroniske signaturer er juridisk gyldige i de fleste jurisdiksjoner for de fleste kommersielle dokumenttyper i henhold til lovgivning som US ESIGN Act, EU eIDAS Regulation og lignende lover i Storbritannia og Commonwealth-landene.

En digital signatur er en bestemt type elektronisk signatur som bruker kryptografi for å knytte signaturen til både underskriverens identitet og dokumentinnholdet. Hvis noen endrer dokumentet etter signering, blir den digitale signaturen matematisk ugyldig og leserne varsles umiddelbart. Digitale signaturer krever et sertifikat utstedt av en pålitelig sertifiseringsinstans og brukes vanligvis til kontrakter med høy verdi, regulerte dokumenter og innsendinger fra myndighetene.

For daglige forretningsdokumenter som arbeidsavtaler, servicekontrakter og NDAer er en elektronisk signatur juridisk tilstrekkelig. For attesterte dokumenter, rettsdokumenter og regulerte finansielle instrumenter, kontakt en juridisk ekspert om hva som kreves i din jurisdiksjon.

Metode 1: Adobe Acrobat Reader (gratis, alle plattformer)

Adobe Acrobat Reader, gratisversjonen, inkluderer en grunnleggende signeringsfunksjon kalt Fill and Sign som fungerer på Windows, Mac, iOS og Android.

1. Åpne PDF-filen i Adobe Acrobat Reader.
2. Klikk på Verktøy i menylinjen og velg Fyll og signer.
3. Klikk på Sign-knappen på verktøylinjen som vises.
4. Velg om du vil skrive navnet ditt, tegne signaturen din med en mus eller berøringsskjerm, eller laste opp et bilde av den håndskrevne signaturen din.
5. Klikk der du vil plassere signaturen på dokumentet.
6. Gå til Fil og Lagre som for å lagre den signerte versjonen.

Dette skaper en elektronisk signatur innebygd i PDF-en. Dokumentet åpnes normalt for enhver mottaker uten at de må ha en bestemt app. Signaturen er synlig og permanent, selv om den ikke bærer kryptografisk verifisering.

Metode 2: DocuSign (industristandard for bedrifter)

DocuSign er den mest aksepterte e-signaturtjenesten i forretningsmiljøer, spesielt i USA, Storbritannia og EU. Den gratis personlige planen tillater tre signaturforespørsler per måned, noe som er tilstrekkelig for sporadisk bruk.

1. Opprett en gratis konto på docusign.com.
2. Last opp PDF-en fra enheten din, Google Disk eller Dropbox.
3. Legg til signaturfelt i dokumentet ved å dra dem til de riktige stedene.
4. Hvis andre trenger å signere, legg til e-postadressene deres som mottakere.
5. Fullfør signeringsprosessen ved å klikke på signaturfeltet, velge signaturstil og bruke den.
6. Last ned det signerte dokumentet. Den inkluderer et fullføringsattest med et revisjonsspor som viser hvem som signerte, når og fra hvilken IP-adresse.

Revisjonssporet er spesielt verdifullt for juridisk sensitive dokumenter. Hvis en signatur noen gang blir bestridt, gir DocuSign fullføringsbeviset tidsstemplet bevis på hvem som signerte dokumentet og når.

Metode 3: iPhone og iPad (innebygd, ingen app nødvendig)

iOS og iPadOS har innebygd PDF-signering innebygd i Files-appen og Mail-appen, uten at tredjepartsverktøy kreves.

1. Åpne PDF-filen i Filer-appen, eller trykk og hold et vedlegg i Mail og velg Markup.
2. Trykk på blyantikonet for å åpne Markup-verktøylinjen.
3. Trykk på plussknappen nederst til høyre og velg Signatur.
4. Tegn signaturen din med fingeren eller Apple Pencil. Du kan lagre den for fremtidig bruk.
5. Dra signaturen til riktig posisjon og endre størrelsen på den etter behov.
6. Trykk på Ferdig for å lagre den signerte PDF-filen.

Denne metoden behandler alt på enheten din. Ingenting lastes opp til noen server, noe som gjør den godt egnet for konfidensielle dokumenter som du ikke ønsker å sende til en skytjeneste.

Metode 4: Android-enheter

Android har ikke et universelt innebygd PDF-signeringsverktøy, men Adobe Acrobat Reader for Android er gratis og gir den samme Fill and Sign-funksjonen beskrevet i metode 1. Adobe Fill and Sign-appen er også tilgjengelig separat og er optimalisert spesifikt for utfylling av mobilskjemaer.

For Samsung-enhetsbrukere inkluderer både Samsung Notes og Samsung Internet merknadsverktøy som kan brukes til å plassere en signatur på en PDF-side, selv om arbeidsflyten er mindre strømlinjeformet enn Acrobat Reader.

Metode 5: Mac med forhåndsvisning (helt gratis, ingen opplasting)

macOS Preview har en signaturfunksjon som er en av de mest praktiske gratis signeringsalternativene som er tilgjengelige på enhver plattform.

1. Åpne PDF-en i forhåndsvisning.
2. Klikk på Markup Toolbar-knappen (blyantikonet øverst til høyre).
3. Klikk på Signatur-knappen i markeringsverktøylinjen.
4. Du kan lage en signatur ved å bruke Mac-kameraet ved å holde et signert stykke papir mot kameraet, eller ved å tegne på styreflaten.
5. Når den er opprettet, klikker du på den lagrede signaturen for å sette den inn i dokumentet.
6. Dra den til riktig posisjon og lagre filen.

Forhåndsvisning lagrer signaturen din for gjenbruk, noe som gjør påfølgende signeringer enda raskere. I likhet med iOS-metoden forblir alt på enheten din.

Hvilke dokumenter kan ikke signeres digitalt

Elektroniske signaturer er ikke gyldige for alle dokumenttyper. Følgende kategorier krever vanligvis bevitnede håndskrevne signaturer, notarisering eller spesifikke formelle prosedyrer: testamenter og testamenter, adopsjonspapirer, visse eiendomsoverføringsdokumenter i enkelte jurisdiksjoner, rettskjennelser og omsettelige instrumenter som sjekker og gjeldsbrev.

Hvis du er usikker på om en elektronisk signatur er juridisk gyldig for et spesifikt dokument i din jurisdiksjon, få juridisk rådgivning før du stoler på den. Dette er spesielt viktig for internasjonale kontrakter der flere lands lover kan gjelde samtidig.

Konklusjon

Digital PDF-signering er moden, lovlig og tilgjengelig gratis på alle større enheter. For daglige forretningsdokumenter håndterer Adobe Acrobat Readers Fill and Sign-funksjon eller enhetens innebygde verktøy jobben på under to minutter. For kontrakter eller dokumenter av høy verdi som trenger et revisjonsspor, gir DocuSign og Adobe Sign den ekstra sikkerheten og dokumentasjonen som disse situasjonene krever.

Hvis du trenger å forberede en PDF for signering ved å legge til skjemafelt, se veiledningen for hvordan du gjør en PDF fyllbar. For å komprimere en signert PDF før sending, bruk det gratis komprimeringsverktøyet på PDFTools.