Cara Menandatangani PDF Secara Digital Tanpa Mencetaknya: Panduan Langkah demi Langkah

Siklus Cetak-Tanda-Pemindaian Tidak Diperlukan

Banyak sekali waktu kantor yang dihabiskan untuk proses yang sama sekali tidak diperlukan. Seseorang mengirimkan PDF yang memerlukan tanda tangan. Penerima mencetaknya, menandatanganinya dengan pena, memindainya kembali menjadi file digital, dan mengirimkan hasilnya melalui email. Seluruh siklus memakan waktu 5 hingga 10 menit, memerlukan printer dan pemindai, dan menghasilkan dokumen dengan kualitas lebih rendah daripada dokumen yang dikirim semula.

Penandatanganan PDF digital membuat proses ini menjadi mubazir untuk sebagian besar jenis dokumen. Di sebagian besar negara, tanda tangan elektronik memiliki bobot hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan. Alat yang dibutuhkan gratis, cepat, dan tersedia di setiap perangkat utama. Panduan ini mencakup metode paling andal untuk setiap platform sehingga Anda dapat menghilangkan alur kerja pemindaian tanda cetak secara permanen.

Tanda Tangan Elektronik vs Tanda Tangan Digital: Memahami Perbedaannya

Kedua istilah ini digunakan secara bergantian dalam percakapan sehari-hari, namun secara teknis keduanya berbeda, dan perbedaan tersebut penting untuk dokumen berisiko tinggi.

Tanda tangan elektronik adalah tanda digital apa pun yang menunjukkan niat untuk menandatangani. Ini termasuk mengetikkan nama Anda, mengklik tombol Saya Setuju, menggambar tanda tangan Anda dengan mouse, atau menempatkan gambar pindaian tanda tangan tulisan tangan Anda ke dalam dokumen. Tanda tangan elektronik sah secara hukum di sebagian besar yurisdiksi untuk sebagian besar jenis dokumen komersial berdasarkan undang-undang seperti Undang-Undang ESIGN AS, Peraturan eIDAS UE, dan undang-undang serupa di Inggris dan negara-negara Persemakmuran.

Tanda tangan digital adalah jenis tanda tangan elektronik tertentu yang menggunakan kriptografi untuk menghubungkan tanda tangan dengan identitas penandatangan dan konten dokumen. Jika ada yang mengubah dokumen setelah penandatanganan, tanda tangan digital menjadi tidak valid secara matematis dan pembaca akan segera diberitahu. Tanda tangan digital memerlukan sertifikat yang dikeluarkan oleh Otoritas Sertifikat tepercaya dan biasanya digunakan untuk kontrak bernilai tinggi, dokumen yang diatur, dan pengajuan pemerintah.

Untuk dokumen bisnis sehari-hari seperti perjanjian kerja, kontrak layanan, dan NDA, tanda tangan elektronik sudah cukup secara hukum. Untuk dokumen yang disahkan oleh notaris, pengajuan pengadilan, dan instrumen keuangan yang diatur, konsultasikan dengan profesional hukum tentang apa yang diwajibkan dalam yurisdiksi Anda.

Metode 1: Adobe Acrobat Reader (Gratis, Semua Platform)

Adobe Acrobat Reader, versi gratisnya, menyertakan fitur penandatanganan dasar yang disebut Isi dan Tanda Tangan yang berfungsi di Windows, Mac, iOS, dan Android.

1. Buka PDF Anda di Adobe Acrobat Reader.
2. Klik Alat di bilah menu dan pilih Isi dan Tanda Tangan.
3. Klik tombol Tanda Tangan di toolbar yang muncul.
4. Pilih apakah akan mengetikkan nama Anda, menggambar tanda tangan Anda dengan mouse atau layar sentuh, atau mengunggah gambar tanda tangan tulisan tangan Anda.
5. Klik di mana Anda ingin membubuhkan tanda tangan pada dokumen.
6. Buka File dan Simpan Sebagai untuk menyimpan versi yang ditandatangani.

Ini menciptakan tanda tangan elektronik yang tertanam dalam PDF. Dokumen akan terbuka secara normal untuk penerima mana pun tanpa mengharuskan mereka memiliki aplikasi tertentu. Tanda tangannya terlihat dan permanen, meski tidak membawa verifikasi kriptografi.

Metode 2: DocuSign (Standar Industri untuk Bisnis)

DocuSign adalah layanan tanda tangan elektronik yang paling banyak diterima di lingkungan bisnis, khususnya di AS, Inggris, dan UE. Paket pribadi gratisnya memungkinkan tiga permintaan tanda tangan per bulan, yang cukup untuk penggunaan sesekali.

1. Buat akun gratis di docusign.com.
2. Unggah PDF Anda dari perangkat Anda, Google Drive, atau Dropbox.
3. Tambahkan bidang tanda tangan ke dokumen dengan menyeretnya ke lokasi yang benar.
4. Jika orang lain perlu menandatangani, tambahkan alamat email mereka sebagai penerima.
5. Selesaikan proses penandatanganan dengan mengklik bidang tanda tangan Anda, memilih gaya tanda tangan Anda, dan menerapkannya.
6. Unduh dokumen yang ditandatangani. Ini mencakup sertifikat penyelesaian dengan jejak audit yang menunjukkan siapa yang menandatangani, kapan, dan dari alamat IP apa.

Jejak audit sangat berguna untuk dokumen yang sensitif secara hukum. Jika suatu tanda tangan pernah disengketakan, Sertifikat Penyelesaian DocuSign memberikan bukti stempel waktu mengenai siapa yang menandatangani dokumen dan kapan.

Metode 3: iPhone dan iPad (Bawaan, Tidak Perlu Aplikasi)

iOS dan iPadOS memiliki penandatanganan PDF asli yang terpasang di aplikasi File dan aplikasi Mail, tanpa memerlukan alat pihak ketiga.

1. Buka PDF di aplikasi File, atau ketuk dan tahan lampiran di Mail dan pilih Markup.
2. Ketuk ikon pensil untuk membuka toolbar Markup.
3. Ketuk tombol plus di kanan bawah dan pilih Tanda Tangan.
4. Gambarlah tanda tangan Anda dengan jari atau Apple Pencil. Anda dapat menyimpannya untuk digunakan di masa mendatang.
5. Seret tanda tangan ke posisi yang benar dan ubah ukurannya sesuai kebutuhan.
6. Ketuk Selesai untuk menyimpan PDF yang ditandatangani.

Metode ini memproses semua yang ada di perangkat Anda. Tidak ada yang diunggah ke server mana pun, sehingga cocok untuk dokumen rahasia yang tidak ingin Anda kirim ke layanan cloud.

Metode 4: Perangkat Android

Android tidak memiliki alat penandatanganan PDF bawaan yang universal, namun Adobe Acrobat Reader untuk Android gratis dan menyediakan fitur Isi dan Tanda Tangan yang sama seperti yang dijelaskan dalam Metode 1. Aplikasi Adobe Isi dan Tanda Tangan juga tersedia secara terpisah dan dioptimalkan secara khusus untuk pengisian formulir seluler.

Untuk pengguna perangkat Samsung, Samsung Notes dan Samsung Internet keduanya menyertakan alat anotasi yang dapat digunakan untuk menempatkan tanda tangan pada halaman PDF, meskipun alur kerjanya kurang efisien dibandingkan Acrobat Reader.

Metode 5: Mac Menggunakan Pratinjau (Sepenuhnya Gratis, Tanpa Unggahan)

Pratinjau macOS memiliki fitur tanda tangan yang merupakan salah satu opsi penandatanganan gratis paling nyaman yang tersedia di platform apa pun.

1. Buka PDF di Pratinjau.
2. Klik tombol Markup Toolbar (ikon pensil di kanan atas).
3. Klik tombol Tanda Tangan di toolbar markup.
4. Anda dapat membuat tanda tangan menggunakan kamera Mac Anda dengan mendekatkan selembar kertas bertanda tangan ke kamera, atau dengan menggambar di trackpad.
5. Setelah dibuat, klik tanda tangan yang disimpan untuk memasukkannya ke dalam dokumen.
6. Seret ke posisi yang benar dan simpan file.

Pratinjau menyimpan tanda tangan Anda untuk digunakan kembali, sehingga penandatanganan berikutnya menjadi lebih cepat. Seperti metode iOS, semuanya tetap ada di perangkat Anda.

Dokumen Mana yang Tidak Dapat Ditandatangani Secara Digital

Tanda tangan elektronik tidak berlaku untuk semua jenis dokumen. Kategori berikut biasanya memerlukan tanda tangan tulisan tangan, notaris, atau prosedur formal tertentu: surat wasiat dan wasiat, surat adopsi, dokumen pengalihan properti tertentu di beberapa yurisdiksi, perintah pengadilan, dan instrumen yang dapat dinegosiasikan seperti cek dan surat promes.

Jika Anda tidak yakin apakah tanda tangan elektronik sah secara hukum untuk dokumen tertentu di yurisdiksi Anda, dapatkan nasihat hukum sebelum mengandalkannya. Hal ini sangat penting untuk kontrak internasional di mana hukum beberapa negara dapat berlaku secara bersamaan.

Kesimpulan

Penandatanganan PDF digital sudah matang, legal, dan tersedia gratis di setiap perangkat utama. Untuk dokumen bisnis sehari-hari, fitur Isi dan Tanda Tangan Adobe Acrobat Reader atau alat bawaan perangkat Anda menangani pekerjaan dalam waktu kurang dari dua menit. Untuk kontrak atau dokumen bernilai tinggi yang memerlukan jejak audit, DocuSign dan Adobe Sign memberikan keamanan dan dokumentasi tambahan yang diperlukan dalam situasi tersebut.

Jika Anda perlu menyiapkan PDF untuk ditandatangani dengan menambahkan kolom formulir, lihat panduan tentang cara membuat PDF dapat diisi. Untuk mengompresi PDF yang ditandatangani sebelum dikirim, gunakan alat kompresi gratis di PDFTools.